Au centre de notre S.I. R. H., Octime permet plus de souplesse dans l’organisation des services et du temps de travail des agents et un gain de temps dans le traitement des informations
Interview de Laurent Hélios, Chef de projet informatique et Sylvie Stevenin, Responsable RH
La ville de Sedan, 19000 habitants, se situe dans le Nord du département des Ardennes, à 19 km à l’est de Charleville-Mézières et à 18 km à l’ouest de Bouillon en Belgique. La ville se situe au milieu de grands axes et à l’endroit le plus peuplé d’Europe (la diagonale Londres-Milan).
En quoi Octime répond à votre besoin ?
Nous avions lancé un appel d’offre public pour un package paye/gestion des temps permettant des échanges d’informations entre eux.
Octime, associé avec Ciril, répondait à cet objectif.
Tous les agents ne sont pas concernés par la gestion du temps.
Effectivement, sur les 430 agents de la ville, une centaine seulement est concernée par le badgeage.
Nous utilisions précédemment un système analogue. Nous avons simplement transposé horaires et cycles dans Octime.
Les horaires sont constitués de plages obligatoires et de plages variables, ce qui permet une certaine souplesse. Les agents peuvent reporter d’un mois sur l’autre un maximum de 7 heures cumulées de débit-crédit (positif ou négatif). Au-delà, ces heures sont perdues (écrêtées par le logiciel).
Quel est le but de ce fonctionnement et comment est-il mis en place ?
Il s’agit tout d’abord de vérifier et contrôler la présence des agents. Octime a permis d’optimiser l’organisation et le circuit de validation.
- La paye transmet les absences par une interface vers Octime.
- Dans les services, une dizaine de référents saisit les récupérations ou les régularisations.
- La RH vérifie quotidiennement les anomalies de badgeage. La levée mensuelle de celles-ci est rendue beaucoup plus simple et rapide avec Octime.
- Enfin, Octime envoie les éléments variables vers la paye.
Antérieurement, toutes ces opérations étaient lourdes. Saisies et contrôles se faisaient chaque jour. Grâce à Octime, nous gagnons une demi-journée de travail de contrôle.
Les référents, grâce à la visualisation complète du service, peuvent préparer par anticipation les congés et récupérations, ce qui facilite l’organisation.
Tout ceci permet aux agents, une plus grande liberté dans leur emploi du temps et l’organisation de leurs journées, tout en assurant la présence nécessaire et utile au fonctionnement du service.
Ils sont informés de leurs compteurs en direct et en permanence sur les badgeuses. Pour la gestion de leur débit-crédit notamment, c’est beaucoup plus pratique et sécurisant.
