Octime a permis de formaliser le règlement du temps de travail pour les agents et les responsables de service.
Interview de Christial Giasnastasio, Responsable applications, et chef de projet chargé du suivi technique du système informatique.
Chef-lieu du département de l’Isère, ancienne capitale de la Province du Dauphiné, Grenoble est la 3ème commune de la région Rhône-Alpes. Elle est également la plus grande métropole alpine, devant Innsbruck et Bolzano, ce qui lui vaut le surnom de «capitale des Alpes». Ses services emploient 6 000 agents.
Votre service vient en appui des «services métiers» de la ville. Quelle était la demande de la RH?
Nous n’avions pas de système de gestion du temps efficace. Les chefs de services travaillaient de façon indépendante. Les plannings affichés sur Excel ne donnaient aucun renseignement en termes de compteurs. Les agents pouvaient poser des congés alors que leur solde était à zéro sans que nous ayons l’information.
Le service Ressources Humaines a donc porté un projet et nous l’avons accompagnée dans cette démarche. Un travail en commun entre des chefs de projet dédiés à cette mission et le service informatique a permis de bien cerner les besoins.
Comment s’est déroulée la mise en place ?
La première étape a consisté à gérer les absences civiles. La gestion des congés a été décentralisée par service avec un retour d’expérience satisfaisant. Une bonne visualisation des plannings et des soldes CA et RTT.
Nous avons démarré par les services de l’hôtel de ville. Seuls les agents qui sont en horaire variable badgent. Cela permet aujourd’hui de gérer leur débit crédit et eux-mêmes peuvent suivre ces informations.
Pour les agents, leurs demandes doivent être effectuées au moins 48 heures à l’avance.
Une première validation se fait par le chef de service qui transmet ainsi au 2ème niveau pour validation finale par la RH.
L’avantage de l’application a été de formaliser le règlement du temps de travail ce qui restait auparavant mal compris autant par les agents que par les responsables de service. Octime le restitue sans être bloquant.
Cela apporte une aide à la décision au manager, tout en lui laissant le choix final.
Après 2 ans d’exploitation quel est votre sentiment ?
Il faut dire d’abord que la RH a mis des moyens pour que l’utilisation soit optimale. Une personne est dédiée à plein temps et assure la formation des nouveaux entrants.
Le logiciel correspond à nos attentes. Les intervenants d’Octime sont réactifs et nous permettent aussi d’être réactifs.
Le circuit de validation est bien au point. Le logiciel est aussi interfacé avec la paye CIVI-RH ( GEGID). 800 agents sont actuellement gérés de cette manière.
