Le suivi du temps de travail est une obligation légale pour toutes les entreprises françaises. Cette réglementation impose un contrôle rigoureux des heures travaillées, des congés et des absences afin de protéger les droits des salariés. Les employeurs doivent mettre en place des systèmes efficaces sous peine de sanctions.
Toute entreprise doit légalement faire le suivi du temps de travail
Le suivi du temps de travail est une obligation inscrite dans le Code du travail français. Les employeurs doivent prévoir dans leur organisation des systèmes permettant de décompter avec précision les heures effectuées par un salarié.
La législation française impose aux entreprises d'instaurer un système de suivi du temps de travail pour l'ensemble de leurs salariés, sans exception. Selon la CNIL, les employeurs sont tenus de conserver ces données pendant une durée maximale de 5 ans.
En guise de preuve, l'employeur doit tenir à jour (variable en fonction du type de salariés et de l'organisation du travail) :
- Un suivi horaire indiquant les heures de début et de fin de chaque période de travail
- Un récapitulatif hebdomadaire des heures effectuées
- Un décompte des heures supplémentaires réalisées
- Un suivi des repos compensateurs acquis et pris
Si l'inspection du travail, qui peut effectuer des contrôles inopinés et exiger la présentation des documents de suivi du temps de travail, constate l'absence de ces documents, l'employeur s'expose non seulement aux amendes prévues mais également à des mises en demeure et des procès-verbaux pouvant conduire à des poursuites judiciaires.
Suivre et gérer le temps de travail, deux actions distinctes
Le suivi et la gestion du temps de travail sont deux activités différentes. Complémentaires, ils permettent aux responsables des ressources humaines d'organiser efficacement les tâches liées aux horaires des collaborateurs.
Le suivi du temps de travail consiste à enregistrer et à analyser les données relatives aux heures effectuées par les salariés. Cette activité comprend :
- L'enregistrement des heures d'arrivée et de départ
- Le calcul des heures supplémentaires
- La comptabilisation des pauses réglementaires
- Le relevé des absences et retards
La gestion du temps de travail, quant à elle, englobe l'organisation et la planification des horaires pour l'ensemble des équipes. Cela permet aux gestionnaires RH ou managers de :
- Établir les plannings individuels et de service
- Coordonner les demandes de congés
- Anticiper les besoins en personnel
- Adapter les effectifs selon l'activité
Complémentarité des deux fonctions
Le suivi alimente la gestion du temps en fournissant des données concrètes sur les habitudes de travail. Par exemple, l'analyse des heures de présence permet d'ajuster les plannings futurs. Les services RH peuvent ainsi identifier les périodes de surcharge ou de sous-activité pour réorganiser les équipes.
Si un responsable RH constate, grâce au suivi, qu'une équipe accumule régulièrement des heures supplémentaires le vendredi, il peut adapter la gestion des plannings en renforçant les effectifs ce jour-là ou en veillant à une meilleure répartition de la charge de travail sur le reste de la semaine.
Comment les entreprises peuvent-elles effectuer un suivi et une gestion efficace du temps de travail de leurs employés ?
Pour effectuer un suivi et une gestion efficace du temps de travail, les entreprises peuvent adopter une solution RH performante, soit sous la forme de procédés de suivi méticuleux, soit sous la forme d'outils numériques destinés aux RH pour faciliter leurs activités quotidiennes dont le suivi du temps de présence des collaborateurs.
Les méthodes de suivi du temps de travail
Le pointage manuel sur registre papier est l'approche la plus basique pour connaître l'heure d'arrivée et de départ d'un employé sur sa journée de travail. Plus couramment, on retrouve des badgeuses physiques avec cartes magnétiques ou encore des applications mobiles de géolocalisation qui permettent de suivre les déplacements des employés qui travaillent hors les murs. Ces solutions sont plus coûteuses mais aussi plus fiables et moins fastidieuses à utiliser au quotidien.
Les fonctionnalités des logiciels de gestion du temps
Un logiciel de gestion du temps comme OCTIME permet de réaliser un suivi précis des temps de présence des collaborateurs, incluant notamment les entrées et sorties ainsi que les heures supplémentaires. Il calcule automatiquement les temps de travail, que ce soit en heures ou en jours, ainsi que les heures de nuit et les heures supplémentaires.
Le système permet l'enregistrement et le suivi des absences et des congés, comprenant les RTT, les congés payés, les congés sans solde, les récupérations et les autorisations spéciales d'absence. Au moment de planifier l'activité d'une équipe, le logiciel prévient le RH ou encore, le manager en cas de non-respect des droits du salarié ou d'absence anticipée.
Le tableau de bord intégré fournit notamment des indicateurs sur la répartition des heures travaillées. Ces données permettent aux RH d'anticiper les besoins en personnel et d'adapter les plannings en conséquence. Ces données peuvent ensuite être reportées sur un logiciel de paie sans erreur de saisie manuelle.
L'efficacité prouvée des outils numériques
Opter pour un logiciel de gestion des temps et des plannings permet donc aux entreprises de moduler les plannings en fonction des besoins identifiés sur l'année précédente, par exemple, et de garantir la fiabilité du suivi des horaires réalisés par les différents travailleurs, afin que ceux-ci soient fidèlement reportés au gestionnaire de paie.
Les avantages de la dématérialisation dans la gestion du temps en entreprise
La dématérialisation des processus de gestion du temps transforme les méthodes de suivi des heures travaillées et fait gagner un temps précieux aux responsables RH.
Gains de productivité et réduction des tâches administratives
Le passage au numérique permet de réduire significativement le temps consacré aux tâches administratives de gestion du temps. Les documents papier, chronophages et sources d'erreurs, laissent désormais place à des données numériques fiables, actualisées en temps réel et instantanément accessibles. Le logiciel OCTIME permet de digitaliser :
- La saisie et validation des congés
- Le calcul des heures travaillées
- L'édition des plannings
- Le suivi des absences
Par rapport à une saisie manuelle, la dématérialisation garantit l'exactitude des informations. Les données sont centralisées, horodatées et conservées de manière sécurisée, assurant leur traçabilité complète. Cette rigueur facilite la mise en conformité avec les obligations légales en matière de suivi du temps de travail.
Accessibilité et collaboration renforcée
En plus du gain de temps pour les RH, les outils numériques, accessibles à tout moment et depuis n'importe quel lieu de travail, permettent aux salariés de consulter leur compteur d'heures, poser leurs congés et visualiser les plannings depuis leur smartphone ou leur ordinateur professionnel. Les managers valident les demandes en temps réel, fluidifiant les échanges entre services.
Conseils pour gérer les heures supplémentaires
La gestion des heures supplémentaires est un défi majeur pour les entreprises françaises, qui doivent respecter la réglementation qui les encadre et leur taux de rémunération.
Cadre légal des heures supplémentaires en France
Dans la législation française, les heures supplémentaires sont définies comme les heures effectuées au-delà de la durée légale de 35 heures hebdomadaires. Leur majoration est fixée selon les dispositions conventionnelles.
Recommandations pour un suivi efficace
Pour gérer les heures supplémentaires de manière rigoureuse, l'utilisation d'un logiciel de gestion de temps est souvent la solution la plus pratique. Ces outils permettent de calculer automatiquement les heures supplémentaires effectuées par les employés, donnant ainsi une meilleure visibilité sur les soldes d'heures de chaque élément de l'entreprise.
D'un point de vue pratique, les logiciels de gestion des temps permettent en général de consulter les périodes précédentes pour en dégager des tendances. Si les équipes font régulièrement des heures supplémentaires sur des périodes données, justifiées par quelque critère que ce soit, le responsable RH peut anticiper cette tendance en prévoyant une meilleure répartition de la charge de travail ou en renforçant les effectifs sur cette période.
Alternatives aux heures supplémentaires
Pour réduire le recours aux heures supplémentaires, les entreprises peuvent aussi faire le choix de réorganiser les plannings selon les contraintes et les charges liées à différentes périodes, ou d'annualiser le temps de travail en prévoyant un système de modulation. Il peut aussi être judicieux d'envisager un recrutement temporaire de personnel en cas d'accroissement périodique de l'activité.
Adopter un outil de gestion du temps et des activités, un plus pour les RH
Pourquoi attendre pour simplifier la gestion des heures de présence et des absences de vos salariés ? Avec le logiciel de gestion des absences et des congés OCTIME, vous pouvez calculer rapidement le taux d’absentéisme de votre entreprise et organiser les plannings efficacement.
Les informations contenues dans cet article sont fournies uniquement à titre informatif et ne constituent pas un avis juridique. Bien que nous nous efforcions de vous fournir des informations exactes et à jour, nous ne garantissons pas l'exactitude ou l'exhaustivité des informations présentées. Pour des conseils personnalisés et adaptés à votre situation spécifique, nous vous recommandons de consulter un professionnel qualifié (avocat, juriste, consultant RH…).
