Octime en mode S.a.a.S. soulage l’infrastructure et sa mise en oeuvre est rapide.
Interview de Marylène Boulet SEDSI / Equipe Directions Fonctionnelles, Chef de projet informatique.
Le Conseil Départemental du Nord (59), emploie 8000 agents dont 6400 agents départementaux et 1600 agents des collèges.
Le projet d’une gestion informatisée date de 2015, après que le président ait décidé de recourir à un système simple et pratique, sans utiliser une infrastructure lourde à gérer.
Le choix s’est porté sur Octime en mode S.a.a.S. (système hébergé) qui convenait à notre demande. La mise en oeuvre s’est révélée rapide. En effet le paramétrage de l’ensemble des agents et des cycles de travail s’est effectué en 3 mois.
Dès le 1er janvier 2016, 2000 agents ont été intégrés et ont permis de tester la solution en temps réel. Au bout de 6 mois le déploiement sur l’ensemble du personnel s’effectuait.
Au 1er janvier 2017, Octime était opérationnel pour les agents départementaux et en septembre pour les collèges.
De la fiche cartonnée au module web…
Oui, nous partions de loin. En effet, jusque-là et c’est ce qui a motivé la décision, les déclaratifs se faisaient sur des fiches cartonnées. Un travail considérable et difficilement contrôlable. Nous sommes passés à l’ère du déclaratif sur le web.
Les responsables de service élaborent les cycles, ce qui est simple pour les agents départementaux mais demande plus de travail pour les collèges où les horaires sont quasiment individuels.
La RH a formé des gestionnaires qui dans leurs services ont choisi quand lancer la procédure. Ce sont eux qui gèrent les valideurs. Chaque agent fait lui-même sa demande de jour de repos (congés annuels, RTT, CET). Il y a 2 niveaux de validation par le work-flow selon les services.
Si au départ, la crainte des agents était qu’un « bug » informatique leur fasse perdre leurs droits, aujourd’hui, après une étude interne, 98,5% des agents utilisent Octime d’autant que nous désirons utiliser tous les moyens de saisie offerts par Internet : depuis le domicile, ou par mobile. On peut dire aujourd’hui que le produit est validé et correspond à nos attentes.
Au delà de l’emploi « basique » d’Octime, vous utilisez aussi quelques modules complémentaires de l’application.
Nous gérons malgré tout 10 000 fiches agent par an. L’interface avec la paye « Pléiade » nous facilite grandement ce travail pour les contrats. Nous espérons utiliser aussi l’export pour les arrêts de travail.
Nous avons mis en place une alerte concernant les arrêts maladie, qui nous permet de les suivre en temps réel.
Un dernier mot peut-être ?
Oui, je voudrais souligner l’excellente réactivité des services d’Octime, que ce soit pour le réglementaire ou la pour maintenance avec des interlocuteurs dédiés à notre dossier.
