« OCTIME, reconnu dans le médico-social, nous a notamment séduits avec le mode SaaS et pour son intégration avec notre éditeur de paie. » Témoignage – ADAPEI 77

Témoignage : Cécile CAZAURAN, Directrice des ressources humaines - Adapei 77

Pourquoi avez-vous fait le choix d’OCTIME en 2017 ?

Dans le cadre de la renégociation de l’accord sur l’aménagement du temps de travail, l’association a souhaité se doter d’un outil de gestion RH. 

Notre éditeur de paie nous a proposé un outil de planning intégré. Cette solution aurait pu être intéressante mais l'absence de mode SaaS la rendait complexe en termes de fluidité de l’information et de design.

Reconnu dans le secteur du médico-social, OCTIME nous a convaincus avec son mode SaaS et ses interfaces qui s'intègrent à notre éditeur de paie.

Comment s’est déroulé le projet de déploiement d’OCTIME ? 

Le projet a été amorcé en 2017, pour une mise en place d'OCTIME au 1er janvier 2018. 

Je tiens d’ailleurs à saluer le professionnalisme et l’engagement des équipes d’OCTIME, et particulièrement le chef de projet qui a été très réactif, toujours bienveillant et à l’écoute de l’ensemble de nos questions. 

Après plusieurs ateliers, de juin à juillet 2017, l’ensemble de nos directions a été formé en septembre, pour un lancement du volet Manager le 1er janvier 2018. 

Après 2 ans d’exploitation, d’accompagnement interne, de pédagogie et d'échanges avec les élus du personnel, nous sommes passés sur le module Salarié.

Le lancement du portail Salarié a quant à lui été presque immédiat. Les professionnels l’attendaient… Le mode SaaS leur permet d’y accéder à tout moment. Où qu'ils soient, ils peuvent consulter leur planning individuel, leurs demandes de congés et leurs changements horaires, selon les autorisations octroyées. 

Dans un établissement, lorsque les salariés devaient par exemple reprendre le matin, après 3 semaines de congés, et qu’entre temps il y avait eu des changements de planning, la communication pouvait être difficile. Maintenant ils peuvent se connecter en toute autonomie et prendre connaissance de leurs horaires. Aujourd’hui tous les salariés sont sur OCTIME, soit près de 650 personnes.

Que pouvez-vous dire des interfaces qui ont été déployées avec OCTIME ? 

Aujourd’hui, OCTIME récupère automatiquement 3 fois par jour les données salariés. Les absences maladie, les absences accidents de travail ou de trajet remontent de notre éditeur de paie et redescendent vers OCTIME.

La paie reste l’élément central de l’unicité de la donnée. Des absences provisoires sont saisies dans OCTIME en tant que AAQ (absence à qualifier). Dès que cette absence est identifiée en paie, elle est requalifiée.

En revanche, depuis OCTIME vers la paie, nous disposons de 2 interfaces. L'une concernant les absences pour congés, RTT, congés trimestriels sur le mois civil précédent et une interface dédiée aux EVP, du milieu du mois précédent au milieu du mois en cours.

L'interface CDD est lancée 1 semaine après, sur le mois civil en cours. Le planning est ainsi bloqué avant de générer les fichiers.

Si c’était à refaire ? 

Je le referais sans hésitation ! 

Comme dans tout projet, tout changement, il y a eu des réticences, voire des frictions, des moments plus compliqués. Certains avaient un peu peur de l’outil informatique, ils pouvaient se montrer réfractaires et conservaient des fichiers Excel par précaution, se disant qu'en cas de dysfonctionnement logiciel, ils auraient un recours. Aujourd’hui, les plannings Excel sont oubliés. 

Nous amorçons la 5 e année d’exploitation et les équipes managériales se sont bien appropriées l'outil au quotidien.

Je constate d'ailleurs avec intérêt que les CV des professionnels du médico-social, qui postulent à l'Adapei 77, mentionnent souvent une compétence-clé liée à la connaissance et à l’usage d’OCTIME ! OCTIME est reconnu comme un acteur majeur dans le médico-social, cela nous aide et nous conforte dans notre choix. 

Nous avons déployé simultanément OCTIME sur 21 établissements et services et pour 550 salariés, en l’espace de 2 mois et demi. OCTIME a été un compagnon de route un bon moment. Il reste quelques ajustements à faire mais je suis très fière de ce projet.

Quels conseils donneriez-vous à vos confrères qui souhaitent mettre en place un projet de digitalisation des plannings ? 

Avant toute chose, il faut avoir bien organisé et réfléchi son projet en amont. Certes, les intervenants d’OCTIME sont particulièrement accompagnants et facilitants dans la prise en charge et la mise en œuvre mais nous savions où nous allions et de quoi nous avions besoin. 

Auparavant, j’accompagnais les directeurs et directeurs adjoints sur la mise en place des cycles et de l’aménagement du temps de travail, cela représentait 90 % de mon temps. Désormais, cela ne représente plus que 10 % de mon activité de DRH.