Témoignage de Halima, Cadre de santé aux Hôpitaux Paris Est Val-de-Marne.
Les Hôpitaux Paris Est Val-de-Marne ont un statut d’établissement public hospitalier départemental. Ce Groupe Hospitalier de Territoire est composé des hôpitaux de Saint-Maurice et du Centre Hospitalier Les Murets depuis le 1er janvier 2024.
Ces établissements sont spécialisés en soins de suite et réadaptation pour adultes et enfants (neurologie, orthopédie, gériatrie), traitement de l’insuffisance rénale chronique, gynécologie, obstétrique, néonatologie, addictologie, et psychiatrie adulte et pédopsychiatrie pour les habitants du centre-est de Paris et de 25 communes du Val-de-Marne.
En quelques notions clés :
- 1 172 lits et places
- Entre 2 000 à 4 999 agents
- Acteur majeur de la psychiatrie de l'adulte et de l'enfant
Comment fonctionnait votre établissement avant d'utiliser la plateforme STAFFELIO ?
Avant 2021, en tant qu'infirmière coordinatrice (IDEC), je tenais un fichier Excel pour noter les disponibilités des vacataires et passais des appels pour valider les candidatures.
Le fichier Excel me permettait de vérifier si les vacataires travaillaient dans d'autres services que celui dont j’étais responsable. Une fois la validation des RH obtenue et le dossier complet, nous appelions les vacataires pour organiser leur planning.
En 2021, nous avons utilisé un logiciel de gestion des remplacements, mais le Cadre responsable d'un agent devait noter les heures supplémentaires sur son planning OCTIME ; ce qui nous obligeait à nous envoyer des mails, avec le risque de ne pas noter les heures supplémentaires.
Que pensez-vous de STAFFELIO ?
Avec STAFFELIO, nous n’oublions plus de noter les heures supplémentaires des agents et nous savons ce qu’ils font en temps réel. Le problème avec notre ancienne solution était que nous ne pouvions constater qu’à la fin du mois combien d’heures supplémentaires un agent avait accumulé et nous constations, trop tard, que le nombre d'heures dépassait les limites réglementaires.
Aussi, nous n'avions pas de visibilité sur les autres services. Nous découvrions les heures travaillées des agents dans notre service uniquement après réception de mails de la part des cadres des autres unités, qui nous informaient des heures effectuées.
Avec STAFFELIO, les réglementations du travail sont appliquées directement dans la plateforme, ce qui nous permet de revenir à des pratiques conformes. C’est très rassurant de savoir qu’en cas de dépassement des 48 heures travaillées, le système nous alerte en temps réel que cela n’est pas permis. Quand un agent de notre pôle fait des heures supplémentaires, nous recevons dans la foulée un e-mail avec les heures à comptabiliser, et nous pouvons aussi les voir directement sur notre planning OCTIME.
De plus, en fin de mois, je peux vérifier que tout est viable et que les agents sont correctement rémunérés pour leur travail.
C'est un vrai avantage que notre solution pour de gestion des vacations soit combinée avec OCTIME !
J'ajouterais un autre avantage : tout ce que nous faisons dans STAFFELIO se répercute en temps réel dans OCTIME. Grâce à la fonctionnalité des « lignes de postes vacants » sur OCTIME, les cadres et les agents voient directement les postes à pourvoir en vacation, contrairement à l'ancienne méthode où cela ne remontait pas dans nos plannings.
Il est vrai que sur notre ancienne solution, nous pouvions extraire des fichiers Excel, mais cela faisait un fichier à part à vérifier.
Maintenant, je trouve que c'est vraiment un gain de temps d’utiliser STAFFELIO parce que nous retrouvons toutes nos missions, sur un seul outil de planification, plutôt que de devoir jongler avec un autre outil ou un fichier Excel.
Avant d’adopter STAFFELIO, nous rencontrions parfois des tensions car nous n’avions pas toujours une vue claire sur l’activité des autres personnes de l'équipe, et le respect du temps règlementaire était parfois problématique. Nous avons en effet pu constater que certains agents avaient travaillé pendant 10 jours consécutifs sans que cela ne soit visible sur nos outils.
Avec STAFFELIO, tout est devenu clair et instantané. Je suis désormais beaucoup plus sereine dans le choix des candidatures pour les remplacements. Les tensions se sont apaisées, et nous sommes tous plus détendus !
Quels sont les bénéfices de STAFFELIO pour les cadres de santé et les candidats ?
Maintenant que nous pouvons voir les candidatures sur toute la semaine, il est facile d’identifier celles qui se sont positionnées sur plusieurs missions consécutives et d’équilibrer les plannings. Avec notre ancienne solution, il fallait naviguer et rechercher l’information, ce qui prenait du temps. Aujourd’hui, je peux consulter les plannings sur une période de 14 jours sans rencontrer de problèmes de temps travaillé.
L’utilisation de STAFFELIO dans nos établissements a encouragé les soignants à organiser leurs heures de travail avec attention. Grâce à cette application, ils peuvent voir facilement leurs horaires qui dépassent les 48 heures. Ils peuvent également planifier leurs heures supplémentaires pour la semaine en cours et la suivante, ce qui permet de vérifier si les jours de repos sont respectés. C'est une aide efficace pour que le temps de travail soit respecté.
Vous avez déjà utilisé le service support informatique manager et candidat. Quel est votre avis par rapport à ce service ?
Il m’est arrivé de faire des tickets et je trouve que le service support de STAFFELIO est vraiment efficace. Lorsque nous ne maîtrisons pas bien le langage ou les exigences de la plateforme, il peut être difficile de savoir quoi faire. Avec l’aide du support, si un agent ne se présente pas, la mission peut être annulée immédiatement, sans problème. Je le trouve réactif.
Quand nous accédons à la plateforme de support, la connexion se fait rapidement. Nous voyons lorsque nos tickets sont ouverts, lorsqu’ils ont été traités et nous recevons un mail pour nous informer de leur clôture et que nous avons reçu un nouveau message.
Si vous deviez décrire STAFFELIO en 3 mots ?
- Gain de temps : STAFFELIO nous permet d'avoir toutes les informations nécessaires pour gérer au mieux les remplacements de A à Z.
- Ergonomique : STAFFELIO est facile à utiliser. En quelques clics, je programme des besoins de remplacement, je valide des candidatures et je vois mon planning de service se mettre à jour instantanément.
- Efficace : j'ai deux pôles à gérer. STAFFELIO me permet de prendre rapidement des décisions pour effectuer des renforts et des remplacements. Il y a des codes couleurs différents donc je ne m’y perds pas. Cette solution m'a vraiment aidé pour remettre un peu d'ordre dans la gestion des heures supplémentaires.
