Témoignage de Caroline MARTINS, Responsable des Ressources Humaines de l’Association La Chêneraie.
La Chêneraie est une association à but non lucratif gérant trois EHPAD situés dans le Nord-Isère. Chaque établissement est spécialisé dans la gériatrie classique, les unités de vie protégée ou encore l'accueil des résidents handicapés mentaux.
En accord avec les valeurs de l’association, les services tels que la blanchisserie et la restauration sont réalisés en interne, pour une meilleure gestion de la qualité des services. Les menus sont variés, confectionnés avec des produits frais, et la gestion du linge des résidents, ou encore les tenues de travail des salariés est faite en interne.
En quelques chiffres :
- 3 établissements
- 220 résidents
- 180 employés
- Premier établissement créé dans les années 70
Pourquoi avez-vous choisi STAFFELIO ?
Nous avons décidé de nous lancer dans l'aventure STAFFELIO dès que cette solution a été intégrée par le Groupe Octime.
OCTIME est notre logiciel de gestion des plannings et nous avions besoin d’un outil informatique pour gérer la partie remplacement.
Avant d’avoir la plateforme STAFFELIO, nous avions recours au téléphone, aux e-mails et à un tableur Excel pour enregistrer les disponibilités de nos remplaçants, c'était donc un travail très chronophage.
Nous traitons environ 200 contrats de remplacement par mois, ce qui représentait une charge de travail importante et donc, il fallait que nous informatisions ce processus. Nous avons pris connaissance de l’existence de l’offre STAFFELIO grâce à un e-mail d’information du Groupe Octime. Nous avons alors décidé de devenir l’un des clients pilotes et de tester l’intégration de STAFFELIO dans notre planning OCTIME.
Nous n'avons pas réfléchi très longtemps avant de nous décider ! Nous avons OCTIME, il était donc logique pour nous de choisir STAFFELIO.
Quels sont les principaux avantages de l’intégration de STAFFELIO dans votre planning OCTIME ?
Etant donné que les informations de STAFFELIO se déversent dans notre planning OCTIME, nous gagnons réellement du temps dans la gestion des remplacements ! Le planning se renseigne automatiquement dès lors que nous acceptons le candidat, peu importe que ce dernier soit interne, vacataire ou encore externe à notre organisation.
De plus, la plateforme offre un véritable confort de travail pour nos responsables qui gèrent les remplacements via STAFELIO. Si un responsable est en congé, mon assistante peut prendre le relais sur la gestion des plannings. Tous les responsables ont un accès à la plateforme et au tableau de bord.
L’association a pu être également cliente pilote sur la nouvelle option « intérim » proposée par STAFFELIO. Si nous ne trouvons pas de remplaçant parmi nos candidats, nous soumettons directement une demande d'intérimaire via STAFFELIO et l'une de nos agences avec lesquelles nous avons l’habitude de travailler, propose un profil de candidat intérimaire.
Enfin, il y a une vraie fiabilité des informations saisies dans le planning OCTIME. Cette notion est importante car nous travaillons avec de nombreux remplaçants sur les différentes résidences de l'association, et il est possible qu’un professionnel intervienne sur nos plusieurs sites. Il ne faudrait pas que ce candidat soit indiqué comme disponible pour un remplacement dans l'une des résidences s'il est déjà en mission dans une autre.
C’est pour cette raison qu’il était important d’avoir cet outil informatique commun à nos établissements pour la gestion des remplacements.
La fiabilité des informations passe aussi par le fait que ce sont les professionnels qui se positionnent sur les missions selon leurs disponibilités.
Une fois la candidature validée, le professionnel reçoit une notification suivie d'un rappel quelques jours avant sa mission. Il peut également visualiser la mission dans son agenda sur STAFFELIO. Nous ne rencontrons plus le problème d’avoir des e-mails de ce type : « Ah bah mince, je n’ai pas reçu l'e-mail, vous ne m’avez pas confirmé que je venais donc je ne suis pas venue. » Nous sommes donc sûrs de l’intérêt que portent les candidats à propos de nos offres, et tout se fait très rapidement pour eux aussi, depuis leur smartphone.
Que pensez-vous de l'option intérim, Staffelio Access, présente dans STAFFELIO ?
Je dirais que cela nous apporte une meilleure gestion des demandes d’intérimaires. Tout est centralisé. Je n’ai besoin que d’un seul outil pour gérer les remplacements et les intérimaires.
Grâce à la gestion de l’intérim directement intégrée dans STAFFELIO, nous créons les commandes en un clic, puis validons le candidat en un second clic et trouvons un remplaçant qualifié notamment par les équipes d’Appel Médical, très souvent en moins de 24 heures. En fonction des périodes, cela peut être dans la journée ou le lendemain.
Je n’ai pas de longs formulaires à remplir, ni de double saisie à faire entre mon logiciel de planning et l’outil de demande d’intérimaires. Aussi, dès que le candidat est validé, OCTIME est mis à jour automatiquement. Notre travail est beaucoup plus fluide et rapide, les tâches sont moins fastidieuses.
Pouvez-vous nous décrire votre expérience avec STAFFELIO en une phrase ?
STAFFELIO représente une amélioration significative dans nos processus RH et nous apporte de la fiabilité dans la gestion de nos plannings.
