Règles de confidentialité pour l’application myOCTIME

Règles de confidentialité pour l'application myOCTIME

Cette politique vise à vous exposer les principes appliqués par OCTIME dans le cadre du traitement des données personnelles qu’il effectue en tant que sous-traitant, à l’occasion de votre utilisation de l’application mobile myOCTIME.

Ces principes s’inscrivent notamment dans le respect des dispositions la version en vigueur de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ainsi que du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, communément appelé Règlement Général sur la Protection des Données (ci-après indistinctement « Règlementation »). Ce règlement porte sur la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données personnelles et la libre circulation de ces dernières, abrogeant ainsi la directive 95/46/CE.

Les termes relatifs à la protection des données personnelles employés dans cette politique doivent être entendus conformément aux définitions énoncées à l’article 4 du Règlement (UE) 2016/679.

Aux fins de compréhension de la présente politique, il est apporté les compléments aux termes suivants :

- Le terme « personne concernée » tel que défini au Règlement (UE) 2016/679 désignera dans le cadre de la présent politique, la personne physique utilisatrice de l’application mobile myOCTIME Octime. La personne concernée est une personne physique travaillant pour le client. Ainsi, en tant qu’utilisateur de l’application mobile myOCTIME, vous avez la qualité de personne concernée ;
- Le client désigne la personne morale cliente d’OCTIME ayant souscrit un droit d’utilisation de la solution de gestion des temps et planification dénommée Octime complétée par l’application mobile myOCTIME. Le client est donc votre employeur et a, au sens du Règlement (UE) 2016/679, la qualité de responsable du traitement ;
- En ce qui concerne OCTIME. OCTIME a la qualité de sous-traitant au sens du Règlement (UE) 2016/679, car nous traitons vos données à caractère personnel, collectées dans le cadre de votre utilisation de l’application mobile myOCTIME, pour le compte et sur instructions du client, votre employeur.

Identité et coordonnées de l’organisme éditeur de myOCTIME ;

OCTIME, Société par actions simplifiée, au capital de 6 232 700 euros dont le siège social est situé au 2 allée de l’innovation à BIRON (64300) et immatriculée au RCS de PAU sous le numéro 750 594 780, agit en qualité de sous-traitant du client, à l’égard des personnes concernées, utilisatrices de l’application mobile myOCTIME Octime.

Finalités (à quoi vont servir les données collectées) ;

Le traitement de vos données personnelles collectées via l’application mobile myOCTIME est réalisé conformément au contrat de services liant le client à OCTIME. Ledit contrat contenant des clauses spécifiques à la protection des données à caractère personnel. Les finalités du traitement réalisé par OCTIME pour le compte du client, responsable de traitement, votre employeur, sont les suivantes :

- La planification des temps de travail des salariés ou agents du Client ;
- Le comptage des temps de présence et d’absence des salariés du Client ;
- L’envoi de ces mêmes données vers des logiciels tiers du Client (logiciel de paie).

Données traitées par l’application myOCTIME :

Les données traitées par l’application myOCTIME sont :

- Des données d’identification : vos nom et prénom ;
- Des données professionnelles : matricule, date d’embauche, détails de vos présences et absences, planning ;
- Des données de contact : adresse mail ;
- Des données de connexion : identifiant, mot de passe ;
- Des données d’utilisations : traçage des logs d’utilisation ;
- Toute autre donnée décidée par votre employeur et qui lui est nécessaire dans le cadre de la gestion de vos temps de travail ( : type de contrat, numéro de téléphone professionnel, données de localisation dans le cadre du badgeage, suivi des heures d'arrivée, de départ et des pauses, le suivi de vos demandes d’absence et la gestion de leur cycle de vie par votre entreprise) ;
- Des données relatives à votre appareil :

Précision concernant la collecte de vos données de localisation : dans ce cas, votre consentement est requis préalablement. Par défaut l’application mobile myOCTIME ne collecte pas vos données de localisation, votre employeur peut solliciter le paramétrage de myOCTIME afin de collecter vos données de localisation de manière facultative ou obligatoire. Dans les deux cas, vous avez la possibilité de refuser cette collecte. Dans le cas où la collecte avait été rendue obligatoire par votre employeur : vos badgeages ne remonteront pas dans la solution Octime. Dans le cas où la collecte de vos données de localisation avait été rendue facultative par votre employeur : vos badgeages remonteront dans la solution Octime sans aucune donnée de localisation.

Base légale du traitement de données:

La base légale du traitement confié à OCTIME est déterminée par le client, votre employeur, en sa qualité de responsable du traitement.

Caractère obligatoire ou facultatif du recueil des données ;

Le recueil et le traitement de vos données est obligatoire pour fournir tout ou partie des fonctionnalités proposées par l’application mobile myOCTIME et souscrites par le Client.

Destinataires ou catégories de destinataires des données ;

Les destinataires de vos données seront :

- Votre employeur et les membres de son personnel, éventuellement les tiers, qu’il aura habilités à traiter vos données ;
- Les personnels habilités d’OCTIME aux fins d’assistance du client dans le cadre de la fourniture du service qu’il a souscrit ;
- Les sous-traitants ultérieurs auxquels a recours OCTIME dans le cadre de la fourniture de l’application mobile myOCTIME Octime et de la solution de gestion des temps et planification Octime à laquelle l’application mobile myOCTIME est interfacée.

Durée de conservation des données ;

Les données collectées par l’application mobile myOCTIME sont envoyées vers la solution de gestion des temps et planification Octime du client et seront conservées pour les durées indiquées au contrat liant OCTIME avec le client.

Vos droits en qualité de personne concernée ;

Les droits reconnus aux personnes concernées, en application du RGPD, sont déterminés par le responsable du traitement, votre employeur, en fonction de la base légale sur laquelle il fonde le traitement qu’il confie à OCTIME.

Il incombe en application de l’article 13 du Règlement (UE) 2016/679, au responsable du traitement – votre employeur - de vous informer du traitement réalisé sur vos données à caractère personnel.

Coordonnées du délégué à la protection des données ( ci-après « DPO » ou « DPD ») ;

Les coordonnées de contact du DPO d’OCTIME sont :

- courriel à : dpo@octime.com
- courrier postal adressé à : OCTIME – à l’attention du DPO – 2, allée de l’innovation – 64300 BIRON.

Dans le cas où vous réaliseriez une demande d’exercice de vos droits auprès du DPO d’OCTIME, ce dernier se chargera de transférer ladite demande au responsable du traitement et/ou son DPO, dans les meilleurs délais.

Il incombe à votre employeur de se charger de donner suite à votre demande d’exercice de vos droits.

Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL ;

Vous avez la possibilité de déposer une plainte auprès de la CNIL si vous considérez qu’au regard de la réponse fournie à une demande d’exercice de vos droits, ces derniers ne sont pas respectés.