Octime Expresso apporte de l’efficience au service RH.
Interview d’Emilie Hervé, Responsable des Ressources Humaines.
L’Hôtel Renaissance est un hôtel 5 étoiles de 133 chambres, comprenant un restaurant de type bistro, un spa et 700 m² de salles de séminaire qui en font le plus grand centre de conférences d’Aix-en-Provence.
Quel était l’objectif premier à l’origine de l’installation de la solution Octime Expresso ?
Durant l’année, l’hôtel compte 85 salariés à temps plein, mais les effectifs montent jusqu’à 120 personnes pendant la période saisonnière qui démarre en mars et se termine en octobre. En 2014, je tenais moi-même des comptes d’apothicaire dans Excel, une activité chronophage de temps, et source d’erreur. Dès que l’on dépasse un certain nombre d’employés, Excel devient vite obsolète.
Le premier objectif était l’uniformisation de l’information et, dans un second temps, la sécurisation des données. En passant par un logiciel du type Octime Expresso, on diminue les risques d’erreur de calcul.
Je connaissais Octime quand je travaillais au Byblos [ndlr : Hôtel 5 étoiles à Saint-Tropez], j’avais participé à la mise en place du progiciel en 2005. Nous avions une réelle satisfaction à utiliser l’outil, car nous le trouvions souple et bien adapté à l’hôtellerie. De plus, entre 2005 et 2013, Octime avait étoffé son offre : grâce au Saas, il y a une réelle facilité d’installation et d’utilisation de la solution.
Octime Expresso a été installé en janvier 2014, la durée de mise en place a été rapide. Le gros du travail a résidé dans le paramétrage de l’outil, mais cette opération permet de produire une réelle réflexion sur le fonctionnement de l’établissement.
Aujourd’hui, que vous apporte le logiciel Octime Expresso au quotidien ?
Je ne connais pas encore toutes les subtilités du logiciel mais je suis vraiment contente. Au niveau de l’ergonomie et de son utilisation, il reste réellement accessible. Certains de mes chefs de services, qui à leur niveau utilisent le logiciel pour entrer les demandes d’absences des salariés, forment eux-mêmes leurs équipes à l’outil donc c’est facile ! Chacun a sa propre façon de s’approprier la solution.
Selon moi, l’avantage le plus significatif du logiciel Octime Expresso est la sécurisation des données, il n’y a plus de risque d’erreur dans les saisies, le logiciel calcule tout ! De mon côté, je contrôle seulement les cohérences, c’est une réelle sécurité pour les salariés. Du côté du personnel, ils ont accès aux compteurs et cela signifie plus de transparence pour l’ensemble des équipes.
En 2016, nous installons les badgeuses. Il ne s’agira plus d’utiliser le planning en tant que simple reporting : il va devenir un réel outil d’organisation pour transmettre de l’information aux salariés et les responsabiliser dans la gestion de leur temps. Octime Expresso va devenir un moyen de communication dans l’organisation, nous allons transmettre aux équipes des messages collectifs mais aussi individuels.
En quelques mots, votre avis sur le service Octime…
Que ce soit l’équipe commerciale ou le support, leur disponibilité et leur flexibilité est très appréciable. Il est rassurant pour la personne qui est responsable côté client de savoir qu’il y a un support technique et toujours quelqu’un pour vous aider.
La qualité du service support est un élément clé dans le choix du logiciel.
