La gestion d'un planning du personnel permet d'organiser les emplois du temps des collaborateurs, de gérer les absences et les congés mais également d'adapter les ressources aux besoins réels de l'activité. L'usage d'outils numériques modernes facilite désormais cette gestion.
Qu'est ce qu'un planning du personnel ?
Un planning du personnel est un outil de gestion qui détaille la répartition des horaires de travail et des missions pour l'ensemble des employés d'une structure. Il intègre les informations sur les périodes de travail, les temps de repos, les congés et les absences prévisibles. Sa conception prend en compte les contraintes légales comme la durée maximale quotidienne de travail de 10 heures (sauf convention exceptionnelle qui peut amener à 12h) et le repos hebdomadaire obligatoire de 35 heures consécutives.
Quels sont les différents types de plannings ?
Plusieurs formats de plannings peuvent être mis en place selon les besoins de l'entreprise :
- Planning individuel : permet à chaque employé de gérer et suivre les horaires, absences et temps de travail
- Planning hebdomadaire : pratique lorsque l'activité varie d'une semaine à l'autre
- Planning mensuel : permet d'anticiper sur une plus longue période
- Planning annuel : intègre les congés et événements majeurs
- Planning par équipe : organise le travail en fonction du poste désigné
- Planning par service : coordonne les activités d'un département
Ces plannings sont le plus souvent complémentaires et offrent une vue d'ensemble de l'organisation, mais nécessitent une bonne gestion des plannings pour rester cohérents les uns avec les autres.
Pourquoi créer un planning pour le personnel ?
Le planning du personnel demande, certes, un effort d'organisation mais permet de répartir les charges de travail. Il s’appuie pour cela sur les horaires et les compétences des différents membres d'une équipe, en tenant compte de leur temps de travail respectif. Les RH ont donc tout intérêt à le créer en amont, avec ou sans l'aide d'un outil de gestion, car cette démarche structurée permet d'obtenir des résultats tangibles sur l'organisation de l'entreprise.
Une meilleure gestion des ressources humaines
Tout d'abord, un planning bien fait permet une meilleure gestion et une optimisation des ressources humaines. Il donne une vue d'ensemble des horaires de travail de tous les employés aux RH qui peuvent ainsi anticiper les besoins en personnel, planifier les embauches nécessaires et ajuster les effectifs en fonction de l'activité de l'entreprise. Ainsi il devient possible pour l'entreprise, de réduire ses coûts opérationnels en évitant les situations de sous-effectif ou de sureffectif.
Une répartition cohérente de la charge de travail
Le planning du personnel sert aussi à mieux répartir la charge de travail entre les employés selon leurs horaires de présence et leurs compétences, par exemple. Il permet de répartir équitablement la charge de travail entre les membres de l'équipe, d'éviter les conflits d'emploi du temps et de maximiser l'utilisation du temps et des ressources. Les employés savent exactement quand ils doivent être présents, ce qui réduit les retards et les absences non justifiées. En conséquence, on observe une meilleure productivité générale au sein de l'entreprise.
Simplifier la communication
La mise en place d'un planning du personnel facilite également la communication et la collaboration au sein de l'équipe. Avec une vision claire des disponibilités de chacun, il devient plus facile d'organiser des réunions, des formations ou des projets communs, ce qui a tendance à renforcer la cohésion d'équipe et améliore la coordination des tâches.
Respecter les réglementations légales
Lors de sa conception, le planning doit respecter certaines obligations légales telles que les durées maximales de travail, les temps de repos obligatoires ou encore les exigences liées aux conventions collectives. Avec un outil numérique, il suffit de renseigner ces paramètres dans le logiciel pour qu'il en tienne compte et ainsi éviter des erreurs compromettantes pour la satisfaction des employés et la légalité de l'entreprise.
Comment préparer et mettre en place le planning du personnel ?
La préparation d'un planning du personnel est une tâche administrative qui exige méthode et rigueur afin de rassembler toutes les données et paramètres nécessaires pour établir des plannings adaptés aux besoins de l'entreprise et conformes à la réglementation.
Rassembler les informations essentielles
La conception des plannings du personnel s'appuie sur des informations qui permettent de le structurer, telles que :
- Les effectifs disponibles par service et par poste
- Les contraintes légales sur le temps de travail
- Les congés validés et absences prévues
- Les périodes d'activité haute et basse
Évaluer les besoins en personnel
Une fois les données rassemblées, les besoins en personnel peuvent être évalués selon le volume d'activité par période, les horaires d'ouverture et pics d'activité mais aussi en fonction des qualifications requises par poste.
Pour que le planning puisse être réalisé correctement, sans y apporter trop de retouches, les employés et leurs managers doivent respecter des délais de demande et validation des congés, mais aussi des modalités de remplacement en cas d'absence.
Les contraintes réglementaires à respecter
Le planning doit respecter temps de travail et de repos suivants (sauf conventions collectives exceptionnelles) :
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Critère |
Détails |
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Durée maximale quotidienne |
10 heures |
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Amplitude horaire |
13 heures maximum |
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Repos quotidien |
11 heures consécutives |
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Repos hebdomadaire |
35 heures consécutives |
Faut-il choisir une solution Excel ou plutôt un logiciel ?
Différents outils permettent de dresser le planning de l'entreprise. Le plus accessible, Excel, est facile à prendre en main mais devient vite limité lorsque la structure s'agrandit. Dans ce cas, les RH peuvent se tourner vers des logiciels spécialisés.
Les limites d'Excel pour gérer les plannings
Excel est un outil polyvalent et largement répandu dans les entreprises. Pour la gestion des plannings, il permet de créer des tableaux personnalisés selon les besoins de l'infrastructure. Les RH peuvent facilement adapter les modèles et formules pour répondre aux exigences particulières de leur structure.
Cependant, l'utilisation d'Excel pour les plannings présente aussi des limites. La gestion manuelle des données peut être chronophage et propice aux erreurs, particulièrement dans les grandes équipes : le risque d'erreurs augmente proportionnellement au nombre de salariés, notamment dans les structures avec de nombreux employés et services. Les mises à jour et le partage des informations peuvent également être compliqués, nécessitant souvent des envois de fichiers par email. De plus, cet outil ne permet pas le suivi automatique des absences, congés et remplacements. Enfin, la conformité réglementaire n'est pas garantie car les règles légales doivent être programmées manuellement.
Des fonctionnalités intéressantes pour la planification dans les logiciels professionnels
De leur côté, les logiciels de gestion de plannings sont conçus pour faire gagner du temps à la personne chargée des ressources humaines et aux managers. Un logiciel dédié comporte des fonctionnalités d'automatisation des tâches répétitives et de gestion des droits d'accès et profils utilisateurs. Il est possible d'y suivre les modifications en temps réel. En cas d'anomalie, le logiciel enverra une alerte signalant un problème. Ce type de plateforme peut également accès, pour les RH, à des tableaux de bord et rapports préformatés sur les heures effectuées par les collaborateurs, leurs absences et leurs performances.
Ces outils deviennent indispensables pour les entreprises de plus de 25 salariés afin de faciliter le suivi de l'activité de chaque employé.
En quoi le logiciel de planning OCTIME peut aider votre entreprise ?
Le logiciel de gestion de planning OCTIME transforme la gestion des plannings du personnel grâce à ses fonctionnalités intégrées qui répondent aux besoins des services RH.
Une gestion centralisée des plannings
L'interface intuitive d'OCTIME centralise toutes les informations liées aux horaires, au télétravail, aux congés et aux absences. Les responsables RH peuvent visualiser en temps réel la présence des équipes, anticiper les absences et adapter les plannings selon les besoins . Le système prend en compte les contraintes légales comme les temps de repos obligatoires ou les durées maximales de travail.
Un suivi précis des heures travaillées
Le logiciel peut être vendu avec un système de badgeage, qu'il soit virtuel ou physique, intégré directement au logiciel et commercialisé par le Groupe Octime. Il permet ainsi de synchroniser les données de la badgeuse de l'entreprise pour calculer automatiquement les heures effectuées. Les données sont compilées dans des tableaux de bord qui permettent d'analyser les écarts entre le prévisionnel et le réalisé. Cette fonctionnalité facilite le contrôle des heures supplémentaires et la gestion de la modulation du temps de travail. Avec la badgeuse d’OCTIME, il est possible de consulter également ses compteurs et de poser des congés directement, facilitant ainsi la gestion du temps de travail.
Une gestion simplifiée des congés et des absences
Les collaborateurs peuvent déposer leurs demandes de congés via le portail web ou l'application myOCTIME. Le workflow de validation automatisé accélère le traitement des demandes tout en vérifiant les droits acquis.
La base de données intègre les conventions collectives et accords d'entreprise. Les règles de calcul des majorations, repos compensateurs et autres droits sont automatiquement appliquées. Le logiciel conserve un historique pour répondre aux exigences de traçabilité et génère des alertes en cas de chevauchement ou de non-respect des règles définies.
Une interface avec les autres outils RH
OCTIME communique avec les logiciels de paie et les autres logiciels du SIRH (Système d'Information des Ressources Humaines) pour transmettre les données de planning, absences et pointages de manière à faciliter le calcul des salaires et à éviter les erreurs de saisie. Ainsi, les bulletins de paie sont fiables, produits à partir des données récapitulant les heures effectivement travaillées.
L'importance de la communication dans la gestion des plannings
La communication est l'une des compétences les plus importantes en entreprise, et pas seulement pour la coordination de l'activité. Une transmission fluide des informations RH entre les différents acteurs de l'entreprise garantit une meilleure coordination des équipes et une adaptation rapide aux changements. Elle permet aussi d'anticiper les absences et les disponibilités des employés.
Impliquer les parties prenantes
Les responsables RH doivent établir un dialogue constant avec les managers et les employés. Les réunions périodiques dédiées à l'organisation du travail favorisent les échanges sur les contraintes et les besoins de chacun. Cette démarche participative améliore l'adhésion des salariés aux plannings établis.
Dans cet intérêt, des procédures doivent être clairement définies pour les demandes de modification de planning. Il peut d'ailleurs être nécessaire de former les utilisateurs aux outils de gestion des plannings et de mettre en place des alertes automatiques pour informer les différentes parties des changements.
La transparence comme vecteur de confiance
L'accès aux informations sur les plannings doit être transparent pour tous les collaborateurs. Cette visibilité renforce la confiance entre les équipes et la direction. Les salariés comprennent mieux les décisions prises et adhèrent davantage à l'organisation du travail.
La mise en place de canaux de communication adaptés facilite la diffusion des informations relatives aux plannings. Les outils numériques comme les logiciels de gestion des temps permettent de centraliser et de partager instantanément les modifications d'emplois du temps. Les tableaux d'affichage physiques conservent leur utilité pour les collaborateurs n'ayant pas accès aux outils informatiques.
Faciliter la planification des activités avec un logiciel adapté
Le planning du personnel est un outil indispensable pour une gestion efficace et optimisée des ressources humaines. Cette planification contribue à améliorer l'organisation du travail, la satisfaction des employés, la communication interne et le respect des obligations légales, tout en permettant à l'entreprise de gagner en productivité et en performance. La digitalisation de ces processus permet de gagner un temps considérable lors de l'exécution de ces tâches et de prendre en compte toutes les informations essentielles, dressant ainsi un planning fiable et acceptable pour le personnel.
