Ce qui est impressionnant sur Octime Expresso, c’est que sur une base standard, le logiciel a été entièrement paramétré en fonction de nos besoins, sans que du développement supplémentaire soit nécessaire.
Interview de Pierre Bariat, Responsable Administratif et Financier.
L’Office de Tourisme de Dijon est équipé d’Octime Expresso depuis août 2015. La problématique de l’établissement est la gestion multi-sites, les contrats permanents et saisonniers, les roulements d’horaires en fonction de la saisonnalité, l’ouverture le dimanche, ainsi que les différentes activités proposées.
Monsieur Bariat, dites-nous pourquoi avoir choisi Octime Expresso pour l’Office de Tourisme de Dijon ?
Je suis arrivé à mon poste le 1er septembre 2014. Il y avait déjà un logiciel de planning en monoposte, une seule personne pouvait se connecter. De mon côté je connaissais Octime depuis pas mal de temps, en tant qu’ingénieur produits de gestion. A mon arrivée, j’ai fait des recherches de logiciels… Chez Octime j’ai aimé le SaaS : pas de maintenance, souplesse d’installation, rapidité de mise en place, accès à distance… L’installation a été extrêmement rapide : la proposition commerciale a été faite le 27 juillet 2015, nous avons eu les accès au logiciel le 12 août et le lendemain nous travaillions sur Octime Expresso.
L’un des principaux enjeux était la gestion de cycles prévisionnels. Nous avons deux services distincts : les administratifs avec des horaires fixes à 35 h mais qui ont 17 horaires différents malgré tout, plus 13 personnes (dont 4 saisonniers avec également des horaires différents) à l’accueil. Et cette population travaille sur 3 sites… Rien qu’au niveau de la planification nous avons 30 ou 40 plannings différents qui varient en fonction de la haute et la basse saison, sans compter les ouvertures le dimanche, la visite de Dijon en gyropode, plus la Tour Philippe Le Bon [Ndrl : site touristique dijonnais] avec des horaires d’ouverture différents donc au final c’est une multitude d’horaires différents à gérer !
L’autre pari était le réglementaire métier : prise en compte des dimanches travaillés, des jours fériés et des repos compensateurs, tickets restaurant et bien sûr des congés payés. Et d’un point de vue législatif, la loi nous impose de donner les horaires 7 jours à l’avance pour les gens à l’accueil par exemple.
Finalement le dernier objectif et qui s’avère primordial dans ces temps difficiles, était l’optimisation des ressources vives : savoir qui est présent, absent et qui a les compétences pour un remplacement ou un poste.
Du côté des salariés, quelle utilisation ont-ils d’Octime Expresso ?
Octime Expresso nous permet en début de mois de donner à chaque salarié son planning avec ses différents soldes. L’un des avantages évidents pour eux se situe au niveau du travail en équipe : les salariés ont une vue du planning général du service et de l’office, ils voient qui de leurs collègues est là ou pas, sans avoir accès au motif d’absence. Le mode WEB leur permet de consulter leur planning depuis n’importe où.
Pour tout dire, les équipes se sont rapidement accoutumées au logiciel ! Aujourd’hui les salariés sont très satisfaits et ne seraient pas d’accords pour qu’on leur retire…
Pour ma part, j’ai monté le planning de telle façon que je sais à chaque instant sur quel site se trouve chaque salarié ; c’est de la gestion multi-sites et multi-activités.
Ce qui est impressionnant sur Octime Expresso c’est que sur une base standard, le logiciel a été entièrement paramétré en fonction de nos besoins sans que du développement supplémentaire soit nécessaire.
En résumé, quel bilan faites-vous du logiciel ?
Extrêmement positif ! Les plannings sont extrêmement clairs, il n’y pas de superflu. Au niveau de la paie, nous gagnons du temps avec les états d’événements du mois. Nous avons tout ce qu’il faut pour pouvoir faire la paie rapidement, c’est un vrai gain de temps.
Maintenant nous attendons le portail documentaire afin d’utiliser Octime Expresso en tant qu’intranet. Nous souhaitons mettre sur le logiciel tous les documents que nous mettions auparavant sur le tableau d’affichage (même si celui-ci est toujours obligatoire en entreprise).
