Le fait que Nexem préconise le logiciel Octime a conforté notre choix.
Interview d’Isabelle BICHON, Directrice du pôle administratif et financier de l’ASLD 41.
L’Association d’Accueil, de Soutien et de Lutte contre les Détresses est née en 2007. La finalité des actions menées par l’ASLD est la promotion de l’insertion sociale des personnes accueillies. L’association compte une centaine de salariés.
Pouvez-vous vous présenter et nous parler de l’association ASLD 41 ?
L’association ASLD est une association d’aide à l’insertion par le logement. Nous avons principalement un CHRS (Centre d’Hébergement et de Réinsertion Sociale) dont une partie est réservée aux femmes victimes de violences. Nous gérons également des pensions de famille pour les personnes ne pouvant pas vivre en autonomie, qui ont besoin de vivre dans une petite collectivité. On gère le 115, l’abris de nuit, toutes les difficultés rencontrées par les personnes venant de la rue, les personnes expulsées et nous allons également nous tourner vers l’insertion par le travail. Nous fusionnons au 1er janvier avec une autre association pour un chantier d’insertion par le travail. Au sein de cette structure, je suis la Directrice du pôle administratif et financier. En janvier prochain, nous compterons environ 105 salariés.
Qu’est-ce qui vous a amenés à chercher une solution de gestion des temps et de planification ?
C’est en fait principalement parce que notre système de transmission des informations au niveau de la paye était défaillant. Nous avions des fichiers Excel, trop de fichiers et chacun remplissait un peu à sa façon même si nous avions une trame commune. Nous n’étions pas assez rigoureux peut-être et je trouvais que nous faisions beaucoup de manipulations sur des actions qui pouvaient être facilitées.
Expliquez-nous ce qui a déterminé le choix d’Octime Expresso comme solution de gestion des temps.
Par le bouche à oreille car la notoriété d’Octime dans notre secteur est reconnue. Nous nous sommes dit que cela pourrait nous aider au quotidien et nous avons demandé une démonstration. Nous avons vu que cela correspondait à ce que nous recherchions. Nous allons dès que possible transmettre les éléments dans la paye, avoir un lien de façon à simplifier ces problèmes de transmission. Nous sommes encore en cours d’installation, il reste des ajustements, mais nous avons entre autres des congés trimestriels à gérer de par notre convention collective et nous avons vu la possibilité de pouvoir les gérer pendant cette démonstration.
Le fait que vous soyez adhérents de la fédération NEXEM a t’il motivé ce choix ?
Nous avions abordé notre recherche d’outils par un autre biais comme je vous l’ai dit, mais le fait que Nexem préconise ce logiciel a conforté notre choix. Nous nous sommes en fait dit que nous faisions le bon choix quand nous avons découvert que Nexem mettait en avant ce logiciel. Cela a donc conforté notre décision.
Vous êtes en phase de développement au jour d’aujourd’hui, quelles sont les attentes des utilisateurs ?
Au niveau du retour des demandes de congés, nous avions un manque de visibilité. Aujourd’hui, nous invitons nos managers à aller sur le planning Octime pour valider les congés. Ils doivent prendre l’habitude de l’utiliser, de se l’approprier. Ils attendent plus de clarté et l’outil de planning va leur donner. Ils vont pouvoir suivre également les temps de travail, les roulements de certaines équipes sur deux semaines et nous attendons l’aide de l’outil sur ces complexités, dans le calcul des heures supplémentaires par exemple. Au niveau des prépas paye comme pour ces compteurs particuliers, nous gagnerons beaucoup de temps dans les semaines à venir une fois qu’Octime sera devenu l’outil unique.
