La mise en oeuvre d’Octime est rendue facile grâce à une préparation et un accompagnement réalisés par des professionnels.
Interview de Mathieu Oliveira Secrétaire de direction.
La maison d’accueil spécialisée (M.A.S.) de la Vallée des Orgues propose 60 places d’internat ouvert toute l’année et 2 places en externat de semaine. Ses missions: développer les potentiels de chacun et réduire le seuil de dépendance.
La M.A.S. accueille des adultes à partir de 18 ans sans limite d’âge et emploie 80 salariés.
Votre installation est toute récente (1er janvier 2018) mais en 2 mois vous êtes déjà opérationnels. Y a-t-il un secret ?
Nous appartenons à la fondation Jacques Chirac et nous sommes le 3ème établissement à s’équiper d’Octime. C’est d’ailleurs notre direction qui en a vu l’utilité et décidé de l’installer sur notre site. La décision étant prise, nous nous y sommes lancés à bras le corps. L’application est installée au siège de la fondation et les managers et les employés se connectent via le web.
Nous avons profité de la période de formation en fin d’année pour intégrer tous les horaires et les cycles (notamment pour les infirmiers, l’internat de jour et de nuit). Aujourd’hui un tiers du personnel utilise Octime et nous comptons avoir terminé pour la fin mars.
Qu’attendiez-vous de l’application Octime ?
Il s’agissait en premier de gérer le planning de l’internat, d’où l’idée de l’implanter pour tout le personnel. Le but étant la suppression de la diffusion papier. Nous avons défini une stratégie à travers le planning et les absences avec un accès pour les employés. Nous leur avons expliqué que c’était une chance de s’ouvrir à l’informatique qui va devenir omniprésente dans la vie de tous les jours. Leur intérêt est de voir leur planning à long terme et de suivre leurs compteurs en temps réel.
Au delà du planning et des absences quels avantages en retirez-vous ?
Nous utilisons beaucoup le bandeau annonce qui fait vivre le portail web. Pour les formations, les anniversaires et autres informations de l’établissement. Nous allons très vite utiliser l’espace documentaire qui est très intéressant à développer pour nous.
La gestion de ce projet est donc une satisfaction.
C’est certain ! Le sérieux de la préparation, de sa mise en œuvre et de son accompagnement sont très importants.
Tout est très rythmé dès le départ. On sait où on va ! Les modules ont été chiffrés selon le besoin, pas pour « faire du chiffre ». Nous avons même fait des économies sur le budget ! On sent bien que les équipes d’Octime maîtrisent le sujet.
Nous sommes bien guidés, bien suivis, ce qui est un gage de réussite et de sérénité pour nous. L’audit a été bien mené grâce aux supports fournis, tous les sujets ayant été abordés en amont.
La mise en oeuvre s’en est trouvée facilitée.
