Mon objectif pour COBREM est de faire d’Octime un outil RH complet, par lequel on obtient toutes les informations nécessaires.
Interview de Yoann Daugan, Directeur des systèmes d’information, Responsable des serveurs et logiciels métier.
Le Collectif Brestois pour l’Emploi est un GIE dont le but est de mutualiser les biens et les personnes afin de faire des économies d’échelles. Les domaines d’activité sont variés comme l’environnement, les espaces verts, le bâtiment, le nautisme…
Depuis plusieurs années vous utilisez Octime pour les différentes structures que vous gérez dans le G.I.E…
Oui. Pour des questions de conventions différentes, après quelques essais, nous avons opté pour la séparation des bases, ce qui permet depuis 2010, d’intégrer les informations d’Octime dans la paye (SAGE).
Parmi les modules Octime, quels sont ceux qui vous sont essentiels ?
Il nous faut gérer les plannings de la société Tribord (collecte de déchets et gestion de 62 déchetteries sur la Bretagne« historique ») et surtout le remplacement de l’absentéisme.
Nous gérons essentiellement des CDD d’insertion. Cela nous a amené à utiliser intensément le module «Alerteur» couplé à celui du« Parcours Individuel ». Les informations sont ainsi envoyées aux responsables chaque jour.
Grâce à eux, nous gérons :
- Les soldes de congés en fin de période ou de contrat.
- Les visites médicales (convocations, historique), le rappel en cas d’absence supérieure à 30 ou 50 jours.
- Les formations FIMO, SST …
- Le renouvellement des CDD qui doit être fait dans les 48 heures sous peine de devenir des CDI.
- Les fins des contrats survenant dans les 30 jours.
Bien sûr le module « contrat et courriers » est aussi très important pour notre gestion du turnover : plus de 1500 contrats à créer par an pour 200 à 250 salariés et une cinquantaine d’accompagnants.
Enfin la modulation des plannings selon les saisons, va être le prochain grand « chantier », même si nous ne pouvons saisir plusieurs horaires par jour. Nous en avons plus de 10 000 différents aujourd’hui !
Gérer des structures différentes n’est pas simple
C’est pour cela que nous avons créé autant de bases de travail. Chacune a ses spécificités réglementaires, mais la mutualisation par le G .I.E. permet aussi à chaque entité de bénéficier des compétences des autres.
De par votre expérience vous utilisez beaucoup de modules du logiciel. Comment y êtes vous parvenu ?
D’un point de vue technique, je dirais qu’il faut savoir perdre du temps pour en gagner. Il faut avancer par étapes. La préparation du paramétrage est vitale pour optimiser le travail.
Mon souhait est de faire d’Octime un outil RH complet par lequel on obtient toutes les informations nécessaires.
