Gestion des absences
Mieux gérer les absences et congés
pour gagner en productivité
Qu’est-ce que la gestion des absences ?
La gestion des absences désigne la façon dont une entreprise gère les absences de ses employés. Elle concerne autant la politique de congés payés que la gestion des absences ponctuelles individuelles.
Une gestion des absences éclairée permet de maintenir une productivité des équipes adaptée aux besoins de l’activité et de réduire les absences non anticipées.
L'absentéisme est souvent la conséquence d’un problème de management et d’un manque d’outil de gestion et d’analyse des données liées aux absences.
L’absentéisme : talon d’Achille de l’entreprise
Sous le terme “absentéisme” : l’absence au travail, quel qu’en soit le motif : maladie, maladie professionnelle, accident de travail, absence injustifiée ou même retards fréquents.
L'absentéisme peut avoir des conséquences importantes sur la productivité d'une organisation, entraînant des perturbations dans les opérations quotidiennes, des engagements contractuels non respectés, des charges de travail supplémentaires pour les collègues, et des coûts financiers liés à la perte de temps de travail ou aux solutions d’urgence pour remédier à l’absence imprévue.
Taux d’absentéisme en hausse : le management challengé
On parle souvent de l'absentéisme comme d'un phénomène : il peut rapidement devenir un problème récurrent dans une entreprise.
Il est, de fait, souvent lié à une inadéquation entre conditions de travail et besoins des salariés : manque de flexibilité entraînant des difficultés à concilier vie professionnelle et privée, manque de reconnaissance au travail - facteur de démotivation-, climat social dégradé, mauvaise organisation…
Le manager doit pouvoir s’appuyer sur des outils fiables, simplifiant l’organisation du travail et assurant un climat de confiance et d’équité au sein des équipes.
La gestion des absences au travail : un enjeu stratégique
La gestion des absences des collaborateurs a un impact, direct ou indirect, sur toute l’activité d’une organisation.
Productivité et continuité des opérations
Les absences non planifiées (congés maladie, urgences familiales ou autre), comme les demandes de congés mal gérées peuvent désorganiser l’activité et entraîner une baisse globale de la productivité. Une gestion efficace des absences (pose anticipée, délai de prévenance, répartition sur l'année, ...) minimise les ruptures de rythme dans l’activité et assure son bon suivi. Bien gérer les absences permet d’anticiper les imprévus et d’assurer la fluidité des opérations.
Planification et optimisation des ressources
La gestion des absences est étroitement liée à la planification des ressources humaines. Des absences et congés mal gérées peuvent entraîner une pénurie de personnel, des retards dans les projets, une surcharge de travail pour certains collaborateurs ou services… Et générer du stress et de l’insatisfaction au sein des équipes. Bien gérer les absences en entreprise permet aussi d’optimiser les ressources et garder des équipes motivées.
Coûts et rentabilité
L’absentéisme peut avoir des conséquences financières significatives pour une entreprise : coûts liés aux remplacements temporaires, temps supplémentaire, projets retardés. Une gestion des absences efficace permet de minimiser ces coûts et d'améliorer la rentabilité globale.
Conformité réglementaire
La gestion des absences doit se faire dans le respect de la réglementation liée à votre secteur d’activité, qu'il s'agisse des congés payés, des congés maladie ou d'autres types d'absences. Une gestion des absences rigoureuses doit intégrer la dimension réglementaire en amont, pour éviter les erreurs et les pertes de temps au service des ressources humaines.
La gestion des absences en paie
Le calcul des absences est une étape importante dans le processus de paie. Chaque absence a une incidence sur le salaire et doit être répercutée de façon précise au bon moment.
Certains types d'absences permettent au salarié de conserver la totalité de son salaire pendant un certain nombre de jours. Par exemple :
- 4 jours pour un mariage ou un PACS
- 1 jour pour le mariage d’un enfant
- 14 jours pour le décès d’un enfant de plus de 25 ans
- 8 jours supplémentaires pour le décès d’un enfant de moins de 25 ans
- 3 jours pour le décès d’un membre de la famille
- 3 jours par enfant pour une naissance ou une adoption
- 5 jours pour l’annonce de la survenue d’un handicap chez un enfant ou pour la survenue d’une pathologie entraînant des problèmes d’autonomie chez un enfant
Les conventions collectives ou les accords d'établissement peuvent faire varier ces éléments.
D’autres absences peuvent être autorisées sans donner droit à un maintien de salaire, comme par exemple : les jours enfant malade.
Enfin le salarié qui s'absente sans autorisation de son employeur et sans justification, peut être sanctionné par ce dernier à différents niveaux :
- Retenue sur salaire
- Avertissement
- Réduction ou suppression de la prime d’assiduité
- Licenciement
- Non-renouvellement d’un contrat
- Suspension du contrat de travail
La procédure de gestion des absences pour les services RH
La gestion des congés et absences des salariés passe en général par trois étapes : la demande de congé de la part du salarié, l'évaluation de la demande par le supérieur hiérarchique et le service des ressources humaines, la validation ou le refus de la demande de congés.
Parmi les missions des ressources humaines dans ce processus :
Régulariser et homogénéiser la procédure et la rendre plus simple pour les collaborateurs
Donner aux collaborateurs plus de fiabilité et de confiance sur les congés
Centraliser et réguler les informations relatives aux congés au sein de l'organisation
Veiller à éviter les erreurs
Répercuter de façon précise et juste les absences sur le bulletin de salaire et la paie
Fondamentales pour l'équité au sein de l'entreprise et la satisfaction des salariés comme pour l'optimisation des ressources, ces tâches peuvent être facilitées et consolidées par les logiciels de gestion des absences.
La gestion des absences vise à maintenir un suivi efficace de la présence des employés... Et une gestion des absences optimale passe forcément par un outil dédié.
Comment gérer les absences du personnel ?
La gestion des absences vise à maintenir un suivi efficace de la présence des employés... Un outil dédié permet d’optimiser la gestion des absences, notamment :
- Permettre aux employés de signaler leurs absences de manière rapide et facile et de déposer simplement leurs demandes de congés
- Fournir aux responsables un système fiable et pratique pour enregistrer, suivre et gérer ces absences
- Mettre à disposition un calendrier partagé clair pour visualiser les absences planifiées et assurer une meilleure coordination entre les équipes
- Transmettre automatiquement les données d’un service à l’autre et répercuter les informations jusqu’à la fiche de paie
Comment gérer les absences du personnel avec le logiciel OCTIME ?
Avec l'outil Octime, la gestion des absences du personnel est simplifiée pour tous.
Chaque collaborateur soumet en quelques clics sa demande de congés.
Les demandes peuvent être traitées et validées rapidement par les managers.
Les variables de paie sont automatiquement intégrées et transmises sur le logiciel de paie grâce aux interfaces mises en œuvre, cela limite ainsi les erreurs de saisie dans l'élaboration du bulletin de paie. Le temps passé à traiter les absences du personnel est ainsi réduit.
Chaque absence est visuellement identifiable dans le planning. Les informations sont immédiatement accessibles, via l’application myOctime, et peuvent être partagées pour les besoins de l’organisation.
OCTIME : 25 ans d’expertise dans la gestion des temps de travail
Le Groupe Octime est un éditeur de solutions RH expert des plannings, de la gestion des temps de travail et des remplacements.
Depuis 25 ans, le Groupe OCTIME, accompagne les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs dans la digitalisation de leurs ressources humaines pour créer les conditions d'équité et de bien-être au travail.
Présent dans tous les secteurs d'activité (retail, services, hôtellerie, etc...), le Groupe est le numéro 1 sur le secteur de la santé et du médico-social.
Le Groupe OCTIME gère plus de 6 900 clients à travers le monde, soit plus de 5,5 millions de salariés.