La fermeture annuelle de l'entreprise implique une bonne organisation en amont, tant au niveau de la gestion des congés payés que de la communication auprès des salariés, clients et partenaires.
Une fermeture temporaire encadrée
La fermeture annuelle d'une entreprise est encadrée par des dispositions du Code du travail qui doivent être respectées pour protéger les droits des salariés.
Avant toute décision de fermeture, l'employeur doit obligatoirement consulter le Comité Social et Économique (CSE) concernant la période de fermeture envisagée et les modalités de celle-ci. Le CSE émet un avis consultatif qui ne contraint pas l'employeur mais doit être recueilli sous peine de délit d'entrave.
La date effective de fermeture de l'entreprise doit être annoncée dans un délai suffisant, généralement recommandé un mois avant que celle-ci ne prenne effet. Le Code du travail fixe une limite maximale de 24 jours ouvrables consécutifs (soit 4 semaines) notamment pour la période de fermeture. L'employeur doit également donner 12 jours continus minimum entre le 1er mai et le 31 octobre.
Les conventions collectives peuvent prévoir des dispositions différentes concernant la durée maximale de fermeture, les délais de prévenance ou encore les modalités d'indemnisation et les périodes de fermeture imposées, mais l'employeur doit veiller à informer individuellement chaque salarié par écrit des dates de fermeture et des modalités de prise des congés. Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions importantes.
Gestion des congés pendant la fermeture
La gestion des congés pendant la fermeture annuelle nécessite une planification rigoureuse pour respecter les droits des salariés tout en assurant la conformité réglementaire. Le logiciel OCTIME permet aux services RH de gérer efficacement cette période particulière en automatisant les calculs et le suivi administratif.
Calcul et gestion des droits aux congés
Les salariés acquièrent généralement 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois travaillé, soit 30 jours ouvrables pour une année complète. Durant la fermeture annuelle, l'employeur doit vérifier que chaque salarié dispose des droits suffisants pour couvrir la période. Si un salarié n'a pas acquis suffisamment de jours de congés avant la fermeture, il peut recevoir, sous certaines conditions, une aide financière de la part de France Travail. Le logiciel OCTIME calcule automatiquement les droits acquis et restants, en tenant compte de l'ancienneté, des règles spécifiques à l’entreprise et des conventions collectives applicables.
Cas des salariés sans droits suffisants
Les salariés qui n'auraient pas acquis assez de congés peuvent prendre des congés anticipés à condition d'avoir un accord écrit de leur employeur, ou utiliser leurs RTT (des jours de repos accordés en compensation d'heures supplémentaires ou d'un forfait jours) disponibles. Ces congés leur permettent de couvrir la période de fermeture sans perte de salaire.
Les salariés peuvent également demander à prendre des congés sans solde (congés non rémunérés) si l'employeur est d'accord. Cependant, cela doit faire l'objet d'une demande explicite du salarié et d'un accord écrit de l'employeur. Les congés sans solde ne sont pas un droit automatique et dépendent de la volonté de l'employeur.
Il faut souligner que l'employeur ne peut pas imposer unilatéralement des congés sans solde à ses salariés pendant la fermeture estivale de son entreprise. La prise de congés sans solde doit résulter d'un accord entre les deux parties. Si l'employeur ferme l'entreprise plus de 30 jours ouvrables dans l'année, il doit indemniser les salariés pour les jours dépassant ce seuil afin d'éviter une perte de salaire imposée.
Indemnisation et cas particuliers
Le fractionnement des congés annuels permet aux salariés de bénéficier de jours de congés supplémentaires lorsqu’ils prennent une partie de leurs congés en dehors de la période légale, selon les règles suivantes :
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Jours pris hors période légale |
Jours supplémentaires |
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3 à 5 jours |
1 jour |
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6 jours et plus |
2 jours |
Pour bénéficier des jours de fractionnement, trois conditions cumulatives doivent être remplies :
- Avoir acquis au minimum 15 jours ouvrables de congé principal pour la campagne concernée,
- Avoir pris 12 jours ouvrables continus de congé principal avant le 1er novembre,
- Avoir pris entre 3 et 5 jours (pour 1 jour supplémentaire) ou au moins 6 jours (pour 2 jours supplémentaires) de congé principal entre le 1er novembre et le 30 avril de l'année suivante.
Le calcul des jours de fractionnement se fait généralement au 31 octobre.
Les jours de RTT peuvent compléter les congés payés pendant la fermeture. L'employeur doit respecter les modalités de prise des RTT définies par accord collectif. Le Groupe Octime recommande de paramétrer ces règles dans le logiciel pour automatiser la gestion des différents types d'absence.
Enfin, les contrats à durée déterminée bénéficient des mêmes droits aux congés, calculés proportionnellement à leur durée de présence.
Informer les clients, partenaires et collaborateurs
Il est recommandé que la période de fermeture soit annoncée aux clients et partenaires commerciaux au minimum 2 mois avant son début. La communication peut se faire via un affichage réglementaire en devanture indiquant les dates précises de la fermeture, ou en mettant par exemple à jour la fiche Google My Business de l'entreprise. Il est aussi possible pour l'entreprise d'utiliser les réseaux sociaux et son site internet pour informer ses clients et partenaires de sa fermeture temporaire, souvent estivale. Pour que l'information atteigne même les personnes qui ne consulteront pas les réseaux, les répondeurs téléphoniques et emails automatiques peuvent être configurés pour notifier la pause de l'entreprise et communiquer les dates de reprise d'activité.
Communication externe pendant la fermeture
Pour les activités nécessitant une permanence, un système de garde peut être organisé :
- Désignation d'un responsable joignable en cas d'urgence
- Établissement d'une liste de contacts d'astreinte
- Mise en place d'une procédure d'intervention
- Documentation des processus essentiels à maintenir
Bien préparer la fermeture annuelle de l'entreprise
Les entreprises qui font une pause estivale doivent en informer leurs clients, partenaires et collaborateurs dans des délais raisonnables et respecter les droits aux congés de leurs employés. Des logiciels de gestion du temps et des activités en entreprise comme OCTIME peuvent aider à faciliter la planification de cette fermeture annuelle.
Les informations contenues dans cet article sont fournies uniquement à titre informatif et ne constituent pas un avis juridique. Bien que nous nous efforcions de vous fournir des informations exactes et à jour, nous ne garantissons pas l'exactitude ou l'exhaustivité des informations présentées. Pour des conseils personnalisés et adaptés à votre situation spécifique, nous vous recommandons de consulter un professionnel qualifié (avocat, juriste, consultant RH…).
