Les congés anticipés permettent aux salariés de prendre des congés avant leur acquisition complète. L'article L.3141-12 du Code du travail prévoit désormais que les congés payés "peuvent être pris dès l'embauche". Voici tout ce que vous devez savoir sur la prise de congés anticipés.
Les congés anticipés, qu'est-ce que c'est ?
Les congés anticipés correspondent aux jours de repos pris par un salarié avant la fin de la période d'acquisition standard, qui s'étend du 1er juin au 31 mai de l'année suivante. Le calcul des droits reste identique : 2,5 jours ouvrables par mois travaillé (soit 30 jours par an) ou 2,08 jours ouvrés mensuels (équivalant à 25 jours annuels). Grâce à la loi Travail, entrée en vigueur le 1er janvier 2017, les employés ont la possibilité de prendre leurs congés dès leur acquisition, sans devoir attendre la fin de la période de référence.
Le cadre réglementaire des congés anticipés
Le droit aux congés anticipés s'applique dès le premier mois travaillé. Les jours acquis peuvent être pris immédiatement, sous réserve de l'accord de l'employeur. Cette disposition légale s'inscrit dans une logique d'adaptation aux besoins des salariés, notamment les nouveaux embauchés qui ne disposaient auparavant d'aucun droit à congés durant leur première année.
Fonctionnement des congés anticipés
Lorsqu’un salarié souhaite prendre des congés anticipés, il en fait la demande à son employeur, qui peut l’accepter ou la refuser selon les besoins de l’entreprise. Si la demande est validée, les jours pris sont déduits des congés à venir. Par exemple, si un salarié prend 5 jours de congés anticipés en janvier, ces jours seront soustraits de son solde de congés accumulés au cours de l’année. Prendre un congé avant d'avoir terminé de les accumuler n'entraîne pas de dette pour le salarié, il est seulement question de l’anticipation de ses droits futurs.
Comment demander des congés anticipés ?
Pour obtenir un congé anticipé, l'employé doit généralement en faire la demande auprès de son supérieur hiérarchique ou du service des ressources humaines. Cette demande peut nécessiter une justification et doit souvent être faite avec un préavis raisonnable, sauf en cas d'urgence. La demande de congé doit préciser :
- La date de début et fin de congé
- Le nombre de jours ouvrés/ouvrables demandés
- Le solde prévisionnel de congés après prise en compte de la demande
Le motif de la demande peut être nécessaire dans certains cas, mais il est généralement facultatif puisqu'il relève de la vie privée du salarié.
Généralement, l'employeur dispose d'un délai d'un mois pour répondre à la demande de congés anticipés. Depuis le 1er janvier 2017, l'anticipation ne peut plus constituer un motif de refus. Seuls des motifs liés à l'activité de l'entreprise peuvent justifier un refus, par exemple : période de forte activité, nombre maximal d'absences simultanées atteint, ordre des départs en congés déjà établi.
Une fois la demande validée, l'accord doit être formalisé par écrit ou visible dans un logiciel de gestion des temps comme OCTIME, qui permettra également de conserver une trace du congé pris par le travailleur.
Conditions et limites
Les congés anticipés dépendent souvent de l’accord de l’employeur. Certaines entreprises les autorisent volontiers, tandis que d’autres sont contraintes de les limiter, notamment pour éviter des désorganisations dans le planning de travail.
En prenant ses congés en avance, l'employé ne doit pas oublier qu'en cas de départ de l’entreprise avant d’avoir accumulé suffisamment de congés pour couvrir ceux déjà pris, une somme correspondante peut être retenue sur son solde de tout compte.
Calcul de l'indemnité de congés anticipés
L'indemnité de congés payés anticipés se calcule selon deux manières, en fonction de la période de référence :
- Pour les congés en cours d'acquisition, le calcul est basé sur le salaire que le salarié aurait perçu s'il avait travaillé
- Pour la période précédente : maintien du salaire ou règle du 1/10ème selon la formule la plus avantageuse
Indemnisation en cas de rupture du contrat de travail
En cas de départ du salarié, un calcul au prorata du temps de travail effectif jusqu'à la date de fin de contrat définit l'indemnité perçue. Pour les congés qui n'ont pas encore été posés, le versement d'une indemnité compensatrice calculée sur la période de référence échue est prévu.
Impact sur le solde à l'ouverture de période
Les congés anticipés sont généralement déduits du solde total de congés payés de l'employé pour l'année en cours. Ce ne sont pas des jours de congé supplémentaires, mais plutôt une avance sur les congés futurs. Pour un salarié en CDI, le solde à l'ouverture de la nouvelle période de référence correspond aux droits acquis moins les congés déjà pris par anticipation.
Avantages pour l'employé et l'employeur
Les congés anticipés peuvent être bénéfiques pour les deux parties. Pour l'employé, ils facilitent la gestion de son temps personnel. Pour l'employeur, ils peuvent contribuer à améliorer la satisfaction et la fidélité des employés. Dans la mesure où ces congés font l'objet d'une demande préalable avec validation, ils facilitent également la gestion des ressources humaines : l'employeur, informé de l'absence d'un collaborateur, pourra revoir la structure de l'équipe pour le jour concerné et ainsi éviter des perturbations dans l'activité de son entreprise.
Droits spécifiques pour les nouveaux embauchés
Les droits aux congés payés des nouveaux embauchés se sont assouplis et autorisent désormais une prise de congés dès l'entrée dans l'entreprise. Le logiciel OCTIME facilite le suivi et la gestion de ces droits pour les services RH.
Acquisition des droits aux congés dès l'embauche
Dès le premier jour de travail, les salariés accumulent des droits à congés payés, calculés sur la base de 2,5 jours ouvrables par mois travaillé (ou 2,08 jours ouvrés). Les règles de fractionnement s'appliquent normalement aux nouveaux embauchés. L'employeur ne peut refuser une demande de congés au motif de l'ancienneté du salarié.
Droits aux congés pour événements familiaux
Les nouveaux salariés bénéficient également, dès leur arrivée, des congés pour événements familiaux (congés exceptionnels) prévus par le Code du travail : 4 jours pour un mariage ou PACS, 3 jours pour une naissance ou une adoption, 12 à 14 jours ouvrés pour le décès d'un d'un enfant, 3 jours pour le décès d'un conjoint, sauf dispositions contraires prévues par une convention collective ou un accord d’entreprise.
Gérer efficacement les congés anticipés en entreprise
La gestion des congés anticipés peut être facilitée par certains logiciels de gestion RH comme OCTIME qui permettent de voir en temps réel les soldes de congés disponibles, mais aussi d'effectuer des demandes de congé sans perdre de temps. Les salariés peuvent ainsi bénéficier à tout moment d'un jour off pour prendre du repos ou se consacrer à un projet personnel, et leur entreprise les remplacer dans les meilleures conditions.
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