Souplesse et simplification n’empêchent ni une bonne planification, ni la fiabilité des résultats
Interview de Joëlle Gordo, Responsable comptabilité
La société (Groupe Michel Durand, GMD) regroupe 3 concessions Renault et Dacia, à Salon de Provence et Miramas pour les Bouches-du-Rhône et Alès pour le Gard. 160 personnes sont aujourd’hui employées du groupe.
Vous utilisez Octime depuis 1999 et vous fonctionnez avec 2 bases séparées…
Nous avons voulu séparer la gestion des temps de chaque concession pour plus de souplesse et pour garder à chacune son indépendance et son propre fonctionnement.
Quelles ont été les difficultés à l’origine ?
Nous avions mis en place énormément d’horaires différents. L’expérience nous a appris à simplifier ! Nous en avons aujourd’hui beaucoup moins, organisés par roulements. Un «nettoyage naturel» s’est effectué au fil du temps.
Par exemple : les ateliers« tournaient» sur 4 jours et demi, aujourd’hui l’ensemble du personnel est organisé sur 5 jours par semaine.
Quelle est justement votre organisation ?
Tout le monde fonctionne sur des horaires fixes. Les commerciaux et les cadres badgent 1 fois par jour.
Pour l’atelier et le magasin, le suivi des heures s’effectue par pointage (4 fois par jour) les heures supplémentaires doivent être validées par les chefs de service.
Cette organisation a permis d’établir des plannings beaucoup plus fiables. Même si les employés ne disposent pas des informations directement sur les badgeuses, elles sont disponibles auprès de leur responsable. A ce titre, nous n’avons pas eu de remontées néfastes. Ce fonctionnement est accepté par tous.
Chaque matin un état des anomalies bloquantes (badgeages oubliés, absence…) est remis aux chefs de service. Elles sont peu nombreuses et peuvent ainsi être traitées rapidement.
Avant l’envoi vers la paye par une interface, les feuilles de congés sont justifiées. Le traitement est ensuite automatique.
Votre longue expérience du logiciel vous permet peut-être de donner des conseils aux futurs utilisateurs ?
Comme je disais au départ, il faut simplifier ! L’envie de créer une multitude d’horaires est forte et on s’aperçoit que ce n’est pas la réalité. La« souplesse» n’empêche pas d’obtenir un suivi et des informations fiables.
