Aujourd’hui, les salariés ne feraient pas machine arrière, nous ne pourrions plus nous passer du logiciel car le retour sur investissement est trop important
Interview de Brilhault, Responsable Ressources Humaines de l’association.
L’Association « Les Résidences Lozériennes » a été créée en 1972 pour répondre à l’accueil des personnes adultes atteintes de lourdes déficiences mentales avec parfois des déficiences physiques associées. L’association gère 5 entités, une MAS, un FAM, et 3 services à domicile (SAMSAH, SSIAD PH, SAVS).
Mr Brilhault, quels sont aujourd’hui les utilisateurs d’Octime dans votre établissement ?
Du personnel soignant, composé d’aides-soignants, infirmiers et professionnels paramédicaux, et du personnel éducatif, aides médico-psychologique, moniteurs éducateurs et éducateurs spécialisés. Sont gestionnaires au quotidien de la solution les 3 chefs de service, quant à moi j’interviens en tant que manageur général de l’application.
Parlez-nous un peu de la genèse du projet…
Le progiciel a été installé en 2011. L’installation d’Octime m’a demandé du travail en amont pour homogénéiser l’organisation de l’association et des habitudes de travail. Il y a eu un vrai travail de recensement sur notre organisation. Harmoniser notre façon de travailler et faire en sorte que le réglementaire soit adapté à nos « us et coutumes ». En interne, les équipes ont mis du temps à s’approprier l’outil car il y a toujours, dans ce genre de projet, une réaction face au changement. Seulement aujourd’hui, les salariés ne feraient plus machine arrière, nous ne pourrions pas nous passer du logiciel car le retour sur investissement est trop important.
Quelle était la problématique à l’origine de l’installation d’Octime ?
Au commencement, le besoin était simple : optimiser notre gestion des temps et supprimer Excel. Pour les chefs de service cette notion est capitale car cela signifie libérer du temps pour se concentrer sur l’éducatif, donc leur cour de métier, et minimiser toute cette partie administrative chronophage en temps sur leurs activités journalières. Aujourd’hui on peut dire que l’objectif est atteint.
Au niveau du service RH même, il y avait la nécessité d’interfacer la solution de gestion des temps avec le logiciel de paie et, en un clic, rapatrier tous les éléments variables sur le logiciel de paye. Là aussi, c’est un vrai gain de temps car nous n’avons plus besoin de recopier inutilement.
Autre avantage à mon niveau, et chose très importante dans ce secteur d’activité, Octime offre un regard sur tous les plannings de l’association. C’est également un outil apprécié par le personnel d’astreinte. En fait, Octime me permet d’avoir une vision globale sur l’association et de tous les effectifs.
Au niveau des utilisateurs, l’autre avantage, c’est la fiabilisation des demandes d’absences et de leurs compteurs temps. Il n’y a plus de doute possible sur les calculs.
Et pour finir, grâce à l’application mobile Octime, les salariés peuvent poser leurs absences à distance depuis chez eux, c’est très pratique.
