Octime est un outil ergonomique et évolutif qui nous permet beaucoup de souplesse dans la planification
Interview de David Houeix, DRH, et Caroline Pajot, gestionnaire RH
E.C.H.O. (Expansion des Centres d’Hémodialyse de l’Ouest) est une association qui existe depuis 45 ans. ECHO regroupe aujourd’hui 35 établissements, emploie 700 collaborateurs sur les Pays de la Loire et sud Bretagne, pour un chiffre d’affaire de 66 millions d’euros.
Quelle démarche vous a menée à choisir Octime ?
En 2004, nous avons établi le constat que la gestion des temps se faisait de façon très différente selon les sites. Il est apparu qu’il fallait unifier tout cela, tout en conservant les spécificités des divers établissements.
La mise en service s’est révélée plus ardue que prévue. Quelles en sont les raisons ?
De notre côté, nous avons voulu, d’une part déployer l’application sur l’ensemble des établissements sans finaliser le paramétrage au préalable et d’autre part coller de trop près à nos habitudes ; par exemple les congés payés étaient acquis à partir du mois de juin mais pris dès le mois de Janvier. Il aurait fallu profiter du déploiement d’Octime pour modifier cette règle interne.
Parlez-nous maintenant du fonctionnement sur les sites et particulièrement des plannings.
Pour ce qui est de l’utilisation courante du logiciel, il faut dire qu’il est très ergonomique et évolutif. Nous avons pu en juger sur les dix ans d’utilisation.
A partir de cycles et horaires globaux, il est nécessaire de les adapter à chaque site en fonction de sa taille. Il n’existe qu’un seul planning par site dans lequel tourne l’ensemble des personnels soignants. Le planning doit être modifié pour tout le monde en fonction du nombre de collaborateurs en poste. De même la moindre modification de ce planning implique l’ensemble des personnels.
Cet aspect est d’autant plus important que pour nous, la première règle (légale) est la présence d’une infirmière pour quatre patients et d’une aide soignante pour huit.
Notre gestion des plannings compte alors beaucoup d’une part sur la flexibilité des personnels soignants et de l’autre sur la souplesse qui leur est laissés s’échanger des horaires et disponibilités. Il doit donc y avoir un véritable rapport de confiance et d’échange.
Octime a restauré une base de confiance avec des règles uniformes et facilite les échanges autour de ce sacrosaint planning qui rythme leur vie professionnelle et privée.
Vous utilisez actuellement le module Web qui permet aux collaborateurs d’effectuer leurs demandes d’absences ou d’horaires et aux responsables de les valider.
Oui. Et c’est quelque chose qui a été très bien ressenti par notre personnel.
Dans cet esprit, l’application Octime Mobile est très intéressante pour nous. L’utilisation des smartphones est aujourd’hui répandue et il est fréquent que nos collaborateurs s’échangent leurs horaires. Grâce à la recherche et la réactivité des équipes Octime, cette application va ajouter encore plus de souplesse dans notre fonctionnement.
