Les temps gérés sur le planning OCTIME alimentent notre paie ALFA
Interview de Catherine Goueffon, DRH
L’association pour la Réadaptation et l’Intégration par l’accompagnement (ARIA 85) anime et gère une vingtaine d’établissements et services dans des secteurs sanitaire, médico-social et social.
Le public accueille, environ 2 700 personnes par an, comprend des enfants (avec handicap moteur, déficience sensorielle ou intellectuelle légère) et des adultes souffrant de troubles psychiques.
Après une gestion des plannings par Excel, pourquoi avoir choisi Octime ?
Tout d’abord, pour sécuriser les plannings du point de vue juridique et aussi, pour simplifier le travail de suivi du temps de travail et éviter I es doubles saisies.
D’autre part, la gestion des seuls plannings n’était plus suffisante ; nous avons aujourd’hui besoin de suivre et de partager avec les établissements davantage d’informations actualisées de type sociales et techniques, telles que les visites médicales. Il devenait impératif de se doter d’un outil plus complet.
La mise en place d’Octime, entre début juin et le 1er octobre 2012, nous a obligés à effectuer un important travail d’audit avec notre conseil juridique, qui, en liaison avec Octime, a établi un solide dossier réglementaire pour transférer les informations issues du logiciel, vers notre paye ALFA.
Dans cette période, nous avons mis en place tous les horaires et cycles nécessaires au suivi des activités, directement liées à la structure dont elles dépendent.
Grâce à un bon accompagnement, nous avons déterminé le circuit d’information suivant : il part des responsables techniques, passe par les secrétariats des établissements, est validé par la RH avant d’être interfacé vers la paye.
La recette ? Prendre du temps dans l’analyse des besoins et des règles en vigueur pour en gagner ensuite !
Le module « Parcours individuel » est pour vous très important.
Les informations de suivi des visites médicales, de validité des CACES, par exemple, sont précieuses. Nous avons besoin de connaître les dates de renouvellement.
Nous sommes d’ailleurs très demandeurs d’une plus grande quantité de champs disponibles dans ce module, afin de mieux exploiter les informations dans la gestion individuelle.
Au bout d’une année d’exploitation, quels sont encore les sujets à traiter ?
Comme je le disais précédemment, il faut se donner du temps, bien exploiter nos acquis et avancer pas à pas. Aujourd’hui, Octime est bien perçu, tant par le personnel technique qu’administratif.
Nous désirons aller plus loin dans les possibilités du logiciel. Nous avons pour cela, des besoins de formation complémentaire notamment pour exploiter le module alerteur, ce qui est prévu en fin d’année.
Notre prochain « chantier » Octime va être de confier la saisie des activités directement aux employés à travers le module web, il n ‘est pas pour le moment planifié.
