Dans Octime tout est intégré. Il n’y a plus de double saisie, ce qui nous permet d’économiser beaucoup de temps.
Interview de Carine Amand, chargée de mission RH, et Régine Pons, chargée de mission planification.
L’aéroport de Pau accueille environ 650 000 passagers par an, avec des lignes régulières sur Paris, Lyon, Marseille et quelques lignes supplémentaires l’été avec des vols pour Naples, Bari, Bastia et Marrakech. L’aéroport est géré par la Chambre de Commerce et d’Industrie Pau Béarn.
Pouvez-vous vous présenter et nous parler de la planification à l’aéroport de Pau ?
C.A. : Je travaille au service RH à l’aéroport de Pau. Sur Octime, je gère les plannings d’un service en décalé et du personnel en horaire administratif, notre service transmet les éléments variables à la paye. Nous sommes 156 personnes à travailler à l’aéroport, et plus des deux tiers des salariés sont annualisés, avec des horaires en décalé du lundi au dimanche, 7j/7j ; un service est par ailleurs ouvert 24h/24h. L’aménagement du temps de travail sur l’année répond à la fluctuation de notre activité. Toutes les personnes annualisées sont gérées dans Octime.
R.P. : Pour ma part, je gère toute la partie planification : je créé les horaires et les cycles dans Octime, j’attribue aux agents les cycles, je travaille sur les plannings, en directe collaboration avec les responsables des services. Je suis chargée de la saisie des heures, des arrêts maladies au niveau de la gestion de la paye, etc. La planification des services dépend directement du programme aérien. L’impact sur les horaires est immédiat. Nous avons deux saisons par an, l’hiver et l’été, ce qui nous oblige à établir deux fois les horaires des agents, avec des cycles d’été et des cycles d’hiver.
Qu’est-ce qui a déterminé le choix d’Octime comme solution de gestion des temps ?
Pour choisir Octime nous avons fait un appel d’offre puis étudié plusieurs propositions de fournisseurs de logiciel. Pourquoi Octime ? D’une part pour le rapport qualité prix ; puis parce qu’Octime est une solution progicielle avec une belle ergonomie, accessible et facile d’utilisation. Nous avons commencé à travailler sur le progiciel en août 2014 et lancé la programmation des plannings au 1er janvier 2015.
Quel bilan faites-vous de votre utilisation d’Octime ?
C.A. : Octime est facile d’utilisation. C’est un logiciel convivial.
R.P. : De plus la formation est efficace, nous sommes assez vite entrées dans son utilisation. Nous avions peur du changement mais finalement cela s’est fait facilement.
Nous sommes très satisfaits des éditions de statistiques, nous devons éditer de multiples rapports et cet outil est vraiment pratique, d’autant que sont combinés sur un même logiciel, le planning, l’interface avec la paye et la gestion des congés, alors qu’avant nous avions un logiciel à part uniquement pour la gestion des congés. Dans Octime tout est intégré. Il n’y a plus de double saisie ce qui nous permet d’économiser beaucoup de temps.
Et pour finir, les fiches « employés » nous permettent d’avoir accès rapidement aux informations nécessaires.
Les employés sont également très contents, ils font leurs demandes d’absences depuis le portail web employé. C’est bien que le salarié puisse avoir accès à ses plannings à distance. La communication avec le salarié s’est ainsi améliorée.
