Une communication interne efficace est indispensable pour le bon fonctionnement des entreprises. Elle permet de rappeler aux équipes les objectifs communs, de renforcer l'engagement des collaborateurs et d'améliorer la performance globale. Il existe une multitude d'outils et de supports pour faire circuler les informations essentielles au sein de l'entreprise, dont l'efficacité peut être vérifiée à l'aide d'indicateurs, qui permettront ensuite son ajustement.
Pourquoi l'efficacité de la communication interne est importante en entreprise ?
Au sein même d'une entreprise, une bonne communication entre les différents services et les collaborateurs est importante pour son bon fonctionnement. Pour être efficace, elle doit être structurée et organisée.
Qu'est-ce que la communication interne ?
La communication interne regroupe l'ensemble des actions de communication mises en œuvre au sein d'une entreprise à destination de ses collaborateurs. Elle permet de transmettre des informations, des valeurs et de créer un sentiment d'appartenance. La communication interne est un outil de management qui vise à améliorer l'efficacité individuelle et collective.
Les objectifs de la communication interne
La communication interne a plusieurs objectifs, tels que :
- Informer les collaborateurs sur la vie de l'entreprise, ses projets, ses résultats, ses succès, etc.
- Fédérer les équipes autour de valeurs communes et créer un sentiment d'appartenance
- Motiver les collaborateurs et les impliquer dans la vie de l'entreprise
- Faciliter les échanges entre les services et niveaux hiérarchiques
- Accompagner les changements et les évolutions de l'entreprise
Elle peut prendre différentes formes au sein de l'entreprise. La communication descendante part de la direction et s'adresse aux collaborateurs. Elle permet de transmettre des informations, des directives, des objectifs, etc. La communication ascendante part des collaborateurs et remonte vers la direction. Elle permet de faire remonter des informations, des suggestions, des préoccupations, etc. La communication horizontale, quant à elle, s'effectue entre des collaborateurs de même niveau hiérarchique. Elle permet de faciliter la coordination entre les services. Enfin, la communication transversale s'effectue entre des collaborateurs de différents niveaux hiérarchiques et de différents services. Elle permet de faciliter les échanges et la collaboration.
Des outils pour structurer les canaux de communication
Il existe de nombreux outils pour mettre en place une communication interne efficace, comme par exemple :
- Les réunions : elles permettent de transmettre des informations, d'échanger, de prendre des décisions, etc.
- Les newsletters : elles permettent de diffuser des informations régulièrement à l'ensemble des collaborateurs
- L'intranet : il permet de centraliser les informations et de les rendre accessibles à tous les collaborateurs
- Les réseaux sociaux d'entreprise : ils permettent de faciliter le dialogue et la collaboration entre les collaborateurs
- Les événements internes : ils permettent de créer des moments de convivialité et de renforcer la cohésion d'équipe
- Les écrans d'affichage : ils permettent de diffuser des informations en temps réel
Pour optimiser la communication interne, il est recommandé de définir une stratégie de communication interne claire et cohérente avec la stratégie globale de l'entreprise et d’adapter les messages et les outils en fonction des cibles et des objectifs. La transparence et l'authenticité dans les messages sont préconisées. Pour que le dialogue soit pertinent, les échanges et l'interactivité peuvent être encouragés. Ainsi, il sera possible de mesurer l'efficacité de la communication interne et de l'ajuster si nécessaire. L’implication des managers dans la communication interne et la formation des collaborateurs à l'utilisation des outils de communication sont également conseillées.
Encourager la transparence et la circulation de l'information
La transparence et le partage d'informations permettent aux collaborateurs de mieux comprendre les objectifs de l'entreprise et d'y adhérer plus facilement. Pour y parvenir, les ressources humaines peuvent mettre en place des canaux de communication adaptés et encourager les échanges constructifs.
Les réunions d'équipe hebdomadaires sont un bon moyen d’offrir aux collaborateurs un espace pour partager leurs avancées et les difficultés rencontrées. Le manager peut y présenter les orientations et répondre aux questions. Pour les équipes dispersées géographiquement, ces réunions peuvent se faire par visioconférence. Des points individuels mensuels permettent d'aborder des sujets plus personnels.
La direction a la possibilité de montrer l'exemple en partageant régulièrement les résultats et les projets de l'entreprise. Lorsque les indicateurs de performance sont rendus accessibles à tous via des tableaux de bord, les salariés sont plus à même de comprendre les enjeux de leur activité. De même, rendre publiques les décisions importantes permet d'expliciter leurs motivations.
Le rôle des managers dans la communication interne
Dans la communication interne d'une entreprise, les managers sont à la fois émetteurs et récepteurs d'informations. Ils doivent relayer les informations descendantes de manière claire et adaptée à leur équipe, mais aussi remonter les informations ascendantes à leur hiérarchie. Leur rôle est de faciliter les échanges au sein de leur équipe et avec les autres services. Pour cela, ils doivent se montrer à l'écoute de leurs collaborateurs et favoriser le dialogue. Il est recommandé de les former et de les accompagner dans leur rôle de communicant.
En période de crise, la communication interne est plus que jamais nécessaire. Elle doit être rapide et claire pour éviter les incompréhensions. La transparence permettra de garder la confiance des salariés et la régularité des communications rassurera les équipes sur la progression des choses. Idéalement, le manager devra tenir compte des inquiétudes de ses coéquipiers et adapter son discours jusqu'au terme de la crise.
Évaluer régulièrement l'efficacité des dispositifs de communication interne
Une communication interne efficace a un impact positif sur la qualité de vie au travail (QVT). Elle peut être utilisée pour valoriser les contributions individuelles et collectives et créer, ainsi, un sentiment d'appartenance et de reconnaissance.
Pour mesurer l'efficacité de votre communication interne, vous pouvez utiliser une multitude d'indicateurs :
- Taux de lecture des communications (newsletters, notes de service)
- Taux de participation aux réunions et événements internes
- Niveau d'engagement des collaborateurs sur les réseaux sociaux d'entreprise
- Résultats des enquêtes de satisfaction interne
- Taux de turnover et d'absentéisme
- Temps moyen de diffusion des informations
- Nombre de remontées d'information par les salariés via les canaux officiels
Ces indicateurs permettront d'identifier les points forts et les axes d'amélioration de la communication interne. L'analyse des résultats permettra de déboucher sur des actions : identification des canaux les plus efficaces, adaptation des messages selon les publics ou encore formation des managers aux techniques de communication.
Soigner sa communication interne en entreprise
La communication interne est un levier de performance pour les entreprises. Elle contribue à l'engagement des collaborateurs, à la cohésion des équipes et à la diffusion des informations. Pour être efficace, elle doit être structurée, régulière et adaptée aux besoins de l'entreprise et de ses collaborateurs. N'hésitez pas à faire appel à des professionnels pour vous accompagner dans la mise en place de votre stratégie de communication interne.
