Les pointeuses horaires permettent aux entreprises de connaître le temps de travail des salariés grâce à leurs pointages. Sur le marché français, ces appareils se déclinent en plusieurs catégories, mais le choix de la badgeuse la plus appropriée doit répondre aux besoins de l'entreprise, tant en termes de suivi que d'installation.
Les différents types de pointeuses horaires
Les systèmes de pointage s'adaptent à toutes les sortes d'entreprises, PME ou grand groupe, dont les besoins en termes de gestion des horaires et du personnel varient. Plus une entreprise compte d'employés, plus le suivi des heures de chacun peut être une tâche laborieuse. Pour cette raison, les pointeuses horaires se répartissent en trois grandes catégories dont la praticité et le niveau de précision dépendent des technologies utilisées. La sélection d'un système de pointage horaire demande de prendre en compte ses fonctionnalités et contraintes afin de déterminer son intérêt selon le secteur d'activité de l'entreprise.
La pointeuse mécanique traditionnelle
Fonctionnant avec des cartes en carton perforées, ce système traditionnel reste utilisé dans certaines PME. Son prix d'achat est peu élevé mais les cartes doivent être remplacées régulièrement, générant un coût récurrent.
La pointeuse électronique à badge RFID
Ce type de pointeuse utilise des badges sans contact. Pour ce système, il faudra considérer à la fois le coût du terminal, celui des badges, ainsi que des frais d'installation. Les badgeuses du Groupe Octime utilisent cette technologie, associées au logiciel OCTIME de planning et suivi des temps de travail pour une gestion automatisée des temps en entreprise.
La pointeuse numérique sur support mobile
Sur tablette ou sur smartphone, une application de pointage permet de réaliser son pointage à distance. L'investissement initial est faible mais nécessite des appareils compatibles. Cette solution est privilégiée auprès des entreprises dont les équipes sont mobiles ou en télétravail car elle permet aux salariés de continuer à effectuer leur suivi de présence, consultable en direct par les services RH et les managers.
Activité et structure de l'entreprise : des indicateurs pour choisir une pointeuse
Pour choisir une pointeuse adaptée à son entreprise, il est important de prendre en compte plusieurs indicateurs liés à l'activité et à la structure de l'organisation.
Taille de l'entreprise
Tout d'abord, la taille de l'entreprise est un facteur déterminant. Une petite structure avec peu d'employés n'aura pas les mêmes besoins qu'une grande entreprise comptant des centaines de salariés. Le nombre d'utilisateurs potentiels de la pointeuse influencera le choix du modèle et de ses fonctionnalités. Dans une petite structure, une pointeuse d'entrée de gamme pourrait suffire même si elle implique un report manuel des données de pointage. En revanche, dans une société imposante, avec de nombreux employés, l'installation d'une pointeuse facile d'utilisation autant pour les salariés que pour les services RH qui analysent ces données est fortement recommandée.
Secteur d'activité
Les modèles classiques de pointeuses conviennent pour une activité de bureau mais certains secteurs pourraient nécessiter des solutions de suivi des horaires plus flexibles. Dans le secteur de la santé, les plannings sont souvent variables et doivent tenir compte de multiples paramètres, comme les services, les rotations d’équipes, ou encore les astreintes. Pour ce secteur, une solution de pointage mobile ou multisite serait la plus adaptée.
Les horaires de travail sont aussi à considérer : une entreprise fonctionnant en 3x8 n'aura pas les mêmes exigences qu'une société aux horaires fixes de bureau.
Déplacements des employés
La répartition géographique des employés est un autre indicateur important pour choisir une pointeuse. Une entreprise avec plusieurs sites ou des employés en télétravail préférerait la mise en place d'une solution de pointage à distance ou mobile. À l'inverse, une structure centralisée se contentera d'un système de pointage fixe.
Sécurité des données collectées
Quel que soit le secteur d'activité, le niveau de sécurité des données collectées doit correspondre aux normes du RGPD. Cela implique notamment :
- L'information préalable des salariés sur la collecte de leurs données
- La limitation de la collecte aux données strictement nécessaires
- La sécurisation des données stockées
- Le respect des droits d'accès et de rectification des employés
Des besoins de gestion des temps variables
Les besoins en termes de gestion des temps sont aussi à considérer. Certaines entreprises se contenteront d'un simple enregistrement des entrées et sorties, tandis que d'autres auront besoin de fonctionnalités avancées pour gérer les horaires en décalé de leurs équipes, les heures supplémentaires, les congés, ou les temps de pause. Le logiciel OCTIME, qui peut être synchronisé aux badgeuses proposées par le Groupe Octime, assure toutes ces fonctionnalités dans l'objectif de simplifier la gestion des temps de travail, dont le suivi est une obligation légale pour tout employeur.
Autres facteurs à prendre en compte
Le budget, la culture d'entreprise ou encore l'infrastructure informatique existante sont autant d'éléments à prendre en compte avant de se décider sur un modèle de pointeuse.
Selon le budget dont dispose l'entreprise pour l'acquisition et l'installation de la badgeuse, le modèle choisi et son mode de fonctionnement pourraient s'en trouver impactés.
Pour d'autres entreprises, la perception des employés aura également sa place dans la décision finale du type de badgeuse à adopter. Selon ces avis, elles pourront privilégier des solutions plus conviviales et faciles d'utilisation pour favoriser l'adhésion des salariés au système de pointage, ou plus précises pour limiter les abus.
Installation et déploiement d'une pointeuse horaire
L'installation de la pointeuse horaire est une phase technique qui commence à partir du choix du modèle de badgeuse à instaurer.
La première étape consiste à déterminer l'emplacement de la badgeuse. Son positionnement doit répondre à des exigences pratiques : la machine devra être installée dans un endroit accessible, bien éclairé et protégé des intempéries. Pour les entreprises disposant de plusieurs sites, la multiplication des points de badgeage facilite les entrées/sorties du personnel.
Il est conseillé aux structures de prévoir une phase de test de 2 à 4 semaines pour vérifier le bon fonctionnement du système. Durant cette période, l'ancien et le nouveau système fonctionnent en parallèle. Les équipes techniques vérifient la transmission des données et corrigent les éventuels dysfonctionnements.
La solution OCTIME pour compléter votre pointeuse horaire
Le Groupe Octime a développé un logiciel de planning et de gestion des temps en entreprise, qui peut être associé aux différents types de badgeuses proposées par le groupe. Si le pointage permet de consulter les heures d'entrée et de sortie des employés pour calculer leur temps de travail effectif, le logiciel de gestion des temps OCTIME est beaucoup plus complet. Il permet au personnel de formuler des demandes d'absence, qui seront ensuite traitées (validées ou refusées) par les responsables des équipes. Ceux-ci pourront rapidement prévoir le remplacement d'un membre de leur équipe. Pour les services RH, les rapports du logiciel permettent de consulter le taux d'absentéisme, la fréquence des retards et des heures supplémentaires réalisées par les employés. Ces informations, mises en contexte selon les contraintes d'un employé ou une période d'activité, peuvent servir de base pour réorganiser l'activité des équipes.
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