Les systèmes de pointage permettent aux entreprises de suivre précisément le temps de travail des employés. Du badge magnétique aux applications mobiles, les technologies évoluent pour s'adapter aux besoins des organisations.
En quoi consiste le pointage ?
Un système de pointage est un dispositif technique et organisationnel permettant d'enregistrer les temps de présence des salariés dans l'entreprise. Ce système enregistre les entrées, sorties et pauses des salariés. Il génère des données qui récapitulent le temps de travail effectif, les retards, les absences et les heures supplémentaires effectuées par un employé. L'employeur peut conserver ces informations pendant 5 ans afin d'être en mesure de les restituer en cas de contrôle. Le pointage garantit également le respect des durées maximales de travail : 10h par jour et 48h par semaine, à raison de 44 heures en moyenne par semaine sur une période de 12 jours consécutifs.
Comment procéder au pointage ?
Les entreprises disposent de plusieurs options pour effectuer le suivi horaire :
- Pointage manuel sur feuille de présence
- Pointage virtuel
- Badgeuse électronique avec carte magnétique ou badge porte-clé
- Application mobile de pointage
Un suivi efficace avec OCTIME
Le Groupe Octime propose une solution complète de dématérialisation des feuilles de temps via la gestion du pointage du logiciel OCTIME, qui enregistre automatiquement les pointages et calcule les heures effectivement travaillées. Les collaborateurs pointent via une borne de validation à carte ou à badge, ou encore depuis l'application mobile ou le portail web. Les managers peuvent valider les temps dans leur espace dédié.
Parallèlement, le logiciel peut générer des rapports détaillés du temps d'activité, qui permettent aux services RH d'identifier des tendances et comportements selon les salariés et les périodes. Compatibles avec un logiciel de paie, les données recueillies avec OCTIME peuvent être transmises à un logiciel de paie pour procéder au calcul de la rémunération des différents employés.
Les différents types de systèmes de pointage
La pointeuse à badge magnétique utilise des cartes dotées d'une bande magnétique pour enregistrer les horaires. L'installation de cet équipement requiert généralement le montage mural et le raccordement électrique. La maintenance annuelle représente environ 10% du prix d'achat.
Les applications mobiles de pointage permettent aux employés de pointer via leur smartphone, avec géolocalisation possible. Pour les activités qui se passent hors les murs, c'est une solution privilégiée et efficace.
La pointeuse biométrique fonctionne par reconnaissance des empreintes digitales. Plus onéreuse, elle renforce la sécurité de l'entreprise empêchant la fraude. Son installation nécessite un paramétrage initial des empreintes des employés. Elle n'est cependant plus utilisée dans le contrôle horaire car les données biométriques sont caractérisées comme des "données sensibles" par le RGPD. Même chose pour les systèmes à reconnaissance faciale.
Associé aux badgeuses du Groupe Octime, le logiciel de gestion des temps et des activités OCTIME permet de réaliser un suivi précis du temps de travail effectif des ressources professionnelles en entreprise.
Le pointage numérique et ses fonctionnalités
Choisir le bon logiciel de pointage dépend autant des moyens d'une entreprise que de son activité. Le pointage numérique transforme la gestion du temps de travail grâce aux technologies modernes. Les logiciels de pointage actuels permettent notamment de réaliser un suivi précis des horaires en poste au sein des locaux de l'entreprise, ou en télétravail.
Les systèmes numériques intègrent désormais de nombreuses fonctionnalités automatisées telles que le suivi en temps réel des présences, le calcul instantané des heures travaillées ou encore la gestion des congés et absences. Certains logiciels permettent de consulter un tableau de bord et des rapports d'activité, ou encore de réaliser un planning par équipe, qui facilite la répartition du travail. Selon l'activité, il peut être nécessaire d'intégrer des fonctionnalités de géolocalisation pour le pointage mobile à distance ou une interface web responsive, qui s'adapte à différents supports numériques plus couramment utilisés à notre époque.
En parallèle de ces fonctionnalités, les outils de pointage modernes garantissent le chiffrement des données personnelles et leur archivage sécurisé. Les sauvegardes automatiques assurent la traçabilité des modifications, qui pourront être consultées ultérieurement si nécessaire.
Le pointage intégré aux logiciels RH
Les systèmes de pointage intégrés aux logiciels RH modernisent la gestion du temps de travail en entreprise. Cette dématérialisation permet un suivi précis des présences, des absences et du temps de travail effectif des collaborateurs.
Les principales solutions de pointage intégrées
Les logiciels de Gestion des Temps et des Activités (GTA) permettent généralement de :
- Enregistrer les heures d'arrivée/départ notamment via une badgeuse physique ou virtuelle
- Valider les temps de présence par les managers
- Gérer les plannings et les roulements d'équipes
- Suivre les compteurs d'heures et les repos compensateurs
- Exporter les données vers la paie
S'intégrant dans les systèmes d'information RH (SIRH), les logiciels de GTA comme ceux du Groupe Octime peuvent être paramétrés selon les profils utilisateurs dans le respect des règles de sécurité. Associés aux badgeuses OCTIME, ces logiciels permettent de réaliser un suivi précis du temps de travail effectif des ressources professionnelles en entreprise. Ils contiennent également des outils de reporting qui génèrent des tableaux de bord sur l'absentéisme, les heures supplémentaires et le respect des temps de repos, visant à optimiser l'organisation du travail.
Une pointeuse et un logiciel de suivi des temps de travail pour l'activité d’une entreprise
Pour réaliser un suivi des heures effectuées par les salariés, les entreprises peuvent s'équiper d'une solution de pointage fiable (pointeuse et logiciel de suivi des temps de travail). Si les fonctionnalités des logiciels varient, le logiciel OCTIME permet, lui, de réaliser un suivi rapproché de l'activité de chaque employé, de suivre et modifier son planning et de valider ou refuser ses demandes d'absence. Mieux encore, le logiciel permet aux RH de dégager des tendances pour réorganiser l'activité professionnelle de la manière la plus pertinente. Un système de pointage, plus qu'un moyen de vérifier la présence de ses employés, est donc un outil important pour optimiser l'activité d'une entreprise.
