Dans le secteur privé, l'avertissement de travail est une sanction disciplinaire permettant à l'employeur de signaler officiellement un comportement inadapté du salarié. Cette mesure, encadrée par le Code du travail, doit respecter des règles précises pour être valable, pouvant évoluer selon les dispositions conventionnelles.
Qu'est-ce qu'un avertissement de travail ?
L'avertissement de travail est une mesure disciplinaire de premier niveau qu'un employeur peut utiliser pour signaler formellement une faute ou un comportement inapproprié d'un salarié. Cette notification écrite encadre les écarts de conduite sans affecter directement les conditions de travail ou la rémunération du collaborateur.
L'avertissement de travail d'un point de vue juridique
Une sanction disciplinaire mineure prend obligatoirement la forme d'un document écrit, conformément aux dispositions du Code du travail. Elle doit décrire précisément les faits reprochés au salarié tout en restant proportionnée à la gravité du manquement constaté. L'employeur dispose d'un délai de deux mois après la constatation des faits pour notifier l'avertissement, sous peine de prescription.
Objectifs et portée de l'avertissement
L'avertissement vise principalement à formaliser par écrit un comportement professionnel inadapté dans le but de demander au salarié de modifier sa conduite. Il sert de trace écrite, qui peut être retrouvée dans le dossier personnel et réutilisée pour éviter la récidive. Il peut aussi servir de support pour effectuer un rappel généralisé des règles de l'entreprise.
Une sanction sans conséquences
L'avertissement, plus fort que de simples observations verbales, se situe au premier échelon des mesures disciplinaires, avant la mise à pied, la mutation, la rétrogradation ou le licenciement pour faute. Sa notification n'entraîne aucune modification du contrat de travail ni perte de salaire, contrairement aux sanctions plus lourdes nécessitant un entretien préalable.
Bien que son inscription au dossier du salarié ne soit pas une obligation légale, l'avertissement peut être conservé par l'employeur et réutilisé ultérieurement pour justifier une sanction plus sévère en cas de renouvellement des faits.
Comment procéder pour mettre un avertissement de travail à un salarié ?
Pour qu’un avertissement de travail ait une validité juridique, il est essentiel de suivre une procédure légale.
Notification préalable des comportements fautifs
Avant d'émettre un avertissement écrit, l'employeur peut d'abord signaler oralement au salarié les comportements problématiques. Ces remarques verbales constituent un premier niveau d'alerte qui permet au salarié de prendre conscience des dysfonctionnements et de les corriger. La fréquence et la nature de ces observations orales peuvent être consignées par l'employeur pour justifier, si nécessaire, le recours ultérieur à l'avertissement écrit.
Rédaction de la lettre d'avertissement
L'avertissement doit être rédigé, même si des observations orales ont été faites, pour avoir une valeur de sanction disciplinaire. La lettre d'avertissement doit notamment mentionner de façon précise et détaillée :
- Les faits reprochés avec dates et circonstances
- Les règles ou obligations non respectées
- Les précédentes remarques orales effectuées
- Le préjudice subi par l’entreprise
- Les attentes en termes de modification du comportement
- Les sanctions encourues par le salarié s’il maintient son comportement
Modalités et délai de transmission
Dans les deux mois qui suivent la faute du collaborateur, l'employeur peut lui remettre la lettre d'avertissement en main propre contre décharge ou la lui envoyer par courrier recommandé avec accusé de réception. Passé ce délai, les faits sont prescrits et ne peuvent plus faire l'objet d'une sanction. L'employeur doit donc être vigilant sur le respect de ce délai légal.
Conservation des preuves
Il est recommandé de conserver l'ensemble des éléments relatifs à la procédure d'avertissement (copies des communications écrites, accusés de réception, notes sur les observations orales préalables et éventuelles preuves de la faute commise, etc.) car ils peuvent servir de support à vos arguments en cas de récidive ou de litiges ultérieurs.
Une procédure encadrée par la loi
L'Article L1332-2 du Code du travail, modifié par la loi n°2012-387 du 22 mars 2012, établit que l'employeur dispose d'un délai maximal de deux mois à compter de la connaissance des faits fautifs pour notifier la sanction au salarié. Ce délai de prescription ne peut être ni prolongé ni suspendu, même en cas d'arrêt maladie du salarié.
L'Article L1331-1 définit quant à lui la sanction disciplinaire. Il précise qu'elle désigne toute mesure prise par l'employeur en réponse à un comportement du salarié considéré comme fautif, en dehors des simples observations verbales. Cette définition légale permet de distinguer clairement l'avertissement des remarques orales qui ne constituent pas une sanction formelle.
Les garanties pour le salarié
Le cadre légal prévoit également des garanties pour protéger les droits du salarié. L'employeur doit notamment pouvoir prouver les faits reprochés. Le salarié peut contester l'avertissement devant le Conseil de Prud'hommes dans un délai de prescription de deux ans, conformément à l'article L1471-1 du Code du travail.
Pour quelles raisons peut-on mettre un avertissement de travail ?
Un avertissement au travail doit toujours être justifié par des faits précis et objectifs.
Les absences injustifiées répétées
Un logiciel de gestion du temps de travail comme OCTIME permet de détecter l'assiduité des employés dans une entreprise. L'absentéisme non justifié et récurrent peut faire l'objet d'un avertissement. L'employeur, qui doit pouvoir démontrer le caractère répétitif des absences et le manque de justification valable, peut s'appuyer sur son logiciel RH pour justifier ses propos. Un salarié qui s'absente sans prévenir ou sans fournir de justificatif dans les délais impartis peut faire l'objet d'un avertissement, particulièrement si ce comportement perturbe l'organisation du service.
Les retards chroniques
Les retards répétés, même de courte durée, peuvent justifier un avertissement lorsqu'ils deviennent habituels. Le logiciel OCTIME permet de quantifier précisément ces retards grâce à ses fonctionnalités de pointage. Pour constituer un motif d'avertissement, les retards doivent être répertoriés avec des horaires précis, suffisamment fréquents pour perturber le fonctionnement du service et injustifiés.
Le non-respect des règles d'hygiène et sécurité
L'employeur a une obligation légale de garantir la santé et la sécurité de ses employés sur le lieu de travail. Le non-respect des règles d'hygiène et de sécurité par un salarié met en péril cette obligation. L'employé peut donc recevoir un avertissement de travail en cas de non-respect de ces règles, car ces comportements peuvent perturber le bon fonctionnement de l'entreprise et créer un environnement de travail dangereux.
L'insubordination et les comportements inappropriés
L'insubordination correspond au refus d'exécuter les directives professionnelles ou à une attitude irrespectueuse envers la hiérarchie.
Les comportements inappropriés peuvent inclure :
- Des attitudes irrespectueuses envers les collègues ou la hiérarchie
- Des actions qui perturbent le bon fonctionnement de l'entreprise
- Des comportements qui vont à l'encontre du règlement intérieur et des règles de savoir-vivre
Pour y remédier, l'employeur peut choisir de mettre un avertissement aux collaborateurs concernés par ces comportements.
Les négligences professionnelles
Les négligences dans l'exécution du travail peuvent justifier un avertissement lorsqu'elles sont documentées et répétées. Il peut s'agir de travail bâclé ou incomplet, de non-respect des délais sans justification valable ou encore, d'erreurs répétées dues à un manque d'attention.
Quel type de réaction peut-on attendre d'un salarié suite à un avertissement ?
Suite à la réception d'un avertissement disciplinaire, on peut attendre du salarié qu’il fasse preuve de professionnalisme et adopte une attitude constructive pour démontrer sa volonté de rectifier les comportements qui lui sont reprochés.
Remise en question et modification du comportement fautif
Lorsqu’un salarié reçoit un avertissement de travail, il est important qu’il accuse réception du document et prenne connaissance des faits qui lui sont reprochés. Une analyse approfondie de la situation peut l’aider à comprendre les raisons ayant conduit à cette sanction.
L’avertissement vise à encourager le salarié à adopter des comportements plus adaptés. L’employeur peut donc s’attendre à des ajustements concrets, tels que :
- Respecter les horaires de travail, en particulier en cas de retards répétés
- Améliorer sa communication avec la hiérarchie
- Se conformer aux procédures et au règlement intérieur
- Renforcer la rigueur dans l’exécution des tâches
- Présenter des excuses en cas de comportement inapproprié envers un collègue
Ces attentes sont souvent précisées dans la lettre d'avertissement. Il peut également être recommandé au salarié de relire le règlement intérieur pour éviter tout nouvel écart susceptible d'entraîner des sanctions plus importantes.
Les risques en cas de persistance
Un refus de modifier un comportement fautif peut entraîner des sanctions plus sévères. L'accumulation d'avertissements peut mener à un licenciement pour cause réelle et sérieuse. Le salarié doit donc comprendre que l'avertissement fait office de mise en garde, nécessitant une réaction appropriée de sa part.
Le dialogue avec l'employeur
Le salarié peut solliciter un entretien avec son responsable hiérarchique pour échanger sur les points d'amélioration attendus, ou sur d'éventuels désaccords. Cette démarche montre sa volonté de bien faire et permet de clarifier des malentendus.
Quels sont les droits du salarié suite à un avertissement de travail ?
Lorsqu'il reçoit un avertissement de travail, le salarié dispose de plusieurs recours pour faire valoir ses droits. La législation française prévoit des mécanismes de protection permettant au salarié de contester cette sanction disciplinaire s'il la juge infondée ou disproportionnée.
Délais et modalités de contestation
Le salarié bénéficie d'un délai de 2 ans à compter de la notification de l'avertissement pour engager une procédure de contestation. Cette action peut être menée devant le Conseil des Prud'hommes, juridiction compétente en matière de litiges individuels du travail. La demande doit être formulée par écrit et accompagnée des pièces justificatives démontrant le caractère injustifié ou disproportionné de la sanction.
Les contestations peuvent porter sur plusieurs aspects :
- L'absence d'une faute réelle et sérieuse
- Une sanction disproportionnée par rapport à la gravité de la faute
- Le non-respect du délai de prescription de 2 mois
- L'existence de discrimination ou de harcèlement
Assistance juridique du salarié et procédure de contestation
Pour défendre ses intérêts, le salarié peut se faire assister par un représentant du personnel, un délégué syndical ou encore, un avocat spécialisé en droit du travail. Durant la procédure, l'employeur doit démontrer la réalité et la gravité des faits reprochés. Le salarié, quant à lui, doit apporter les éléments permettant d'établir le caractère injustifié ou disproportionné de l'avertissement. Les juges examinent l'ensemble des pièces versées au dossier pour rendre leur décision.
Décision des Prud'hommes
Si le Conseil des Prud'hommes reconnaît le caractère injustifié de l'avertissement, celui-ci sera annulé et devra être retiré du dossier du salarié. Des dommages et intérêts peuvent également être accordés au salarié en réparation du préjudice subi.
Quelles sont les conséquences de l'avertissement sur le contrat du salarié ?
L'avertissement de travail est une sanction disciplinaire qui n'entraîne pas de modification immédiate des conditions contractuelles du salarié. Cependant, ses répercussions potentielles sur l'avenir professionnel du salarié ne doivent pas être négligées.
Absence d'effet direct sur le contrat de travail
Un avertissement ne modifie aucun des éléments principaux (rémunération mensuelle et avantages sociaux, temps de travail et horaires, poste occupé, statut du salarié et missions associées, lieu de travail) du contrat de travail. Il sert exclusivement de mise en garde pour le collaborateur, qui est invité à revoir son comportement.
Durée de validité de l'avertissement et conséquences
L’avertissement reste inscrit dans le dossier du salarié pendant une durée de 3 ans à compter de sa notification. Au-delà de cette période, l'employeur ne peut plus s'en prévaloir dans le cadre d'une nouvelle procédure disciplinaire. Toutefois, les avertissements antérieurs peuvent servir à justifier un licenciement pour faute si le salarié persiste dans son comportement fautif. Pour ce faire, l'employeur doit démontrer que :
- Les avertissements sont toujours valables (moins de 3 ans)
- Les faits reprochés présentent un caractère répétitif
- Le salarié n'a pas modifié son comportement malgré les mises en garde
La jurisprudence reconnaît la légitimité d'un licenciement fondé sur des faits ayant déjà donné lieu à un avertissement, à condition que de nouveaux manquements similaires soient constatés pendant la période de validité de celui-ci.
Fautes récurrentes du salarié : quels sont les recours après avoir mis un avertissement de travail ?
Lorsqu'un salarié persiste dans ses comportements fautifs malgré une ou plusieurs remarques de ses supérieurs, l'employeur dispose de plusieurs recours, plus pénalisants à mesure que la faute se répète, pour faire comprendre au salarié le changement nécessaire et le sanctionner en cas de récidive.
Gradation des sanctions disciplinaires
En cas de fautes répétées, l'employeur peut mettre en place différentes sanctions plus ou moins fortes :
- Mise à pied disciplinaire (1 à 8 jours en général)
- Rétrogradation
- Mutation disciplinaire
- Licenciement pour faute simple
- Licenciement pour faute grave
Les faits fautifs ne peuvent être sanctionnés que dans un délai de deux mois à compter de leur connaissance par l'employeur. La notification de la sanction doit intervenir au plus tard un mois après l'entretien préalable. Si l'employeur envisage un licenciement, il devra préalablement convoquer l'employé à un entretien préalable par LRAR, en respectant un délai minimum de 5 jours ouvrables. La décision prise à l'issue de cet entretien devra être notifiée au collaborateur par LRAR.
Faute en entreprise : notifier sans sanctionner
En entreprise, les fautes des employés doivent être prises au sérieux par les deux parties. Les employeurs, qui notifient les méfaits par un courrier rappelant la faute commise, doivent agir avec mesure et justesse, tandis que les salariés peuvent faire valoir leurs droits si l'avertissement est injustifié ou disproportionné. Ces procédures ont pour but de mettre en évidence un manquement au règlement intérieur commis par le travailleur, qui peut être relevé par un supérieur, un collègue ou par consultation d'un logiciel de gestion du temps des salariés, en cas de retard ou d'absence injustifié et de régler ce problème sans engager de sanction véritablement pénalisante pour le fautif. Il peut aussi résulter l'ouverture d'un dialogue concernant les conditions de l'employé.
