Comment digitaliser ses processus RH ?
La digitalisation des ressources humaines transforme la gestion quotidienne du personnel dans les entreprises. Elle permet d'automatiser et simplifier les processus RH grâce aux outils numériques. Pour rester compétitives, les organisations doivent moderniser leurs pratiques RH et adopter des technologies adaptées à leurs besoins.
A quoi correspond la digitalisation RH ?
La digitalisation des ressources humaines consiste en une transformation profonde des méthodes et des outils de travail utilisés par les services RH. Cette mutation numérique modifie les pratiques traditionnelles pour les adapter aux besoins des entreprises modernes.
Définition et périmètre de la digitalisation RH
La digitalisation RH consiste à intégrer les technologies numériques dans les processus de gestion des ressources humaines. Elle englobe l'automatisation des tâches administratives, la dématérialisation des documents, et la mise en place d'outils collaboratifs. Les logiciels RH permettent de gérer le recrutement, la formation, les congés, la paie et l'évaluation des collaborateurs de manière centralisée et interconnectée.
Les enjeux pour les entreprises françaises
La transformation numérique des RH est une réponse à plusieurs enjeux pour les entreprises françaises. Elle permet notamment de réduire le temps consacré par les RH aux tâches administratives et de garantir le respect des obligations légales et réglementaires des documents édités.
Quels sont les avantages d’un logiciel RH en entreprise ?
Les logiciels RH sont de plus en plus utilisés en entreprise. L'adoption d'un logiciel RH facilite la gestion des ressources humaines au quotidien en mettant à disposition du personnel des outils de travail performants pour gérer le temps et les activités des salariés, notamment en réalisant des plannings synchronisés qui tiennent compte des jours de congés. Ce type de logiciel peut s'accompagner d'une plateforme de dématérialisation documentaire ou encore appelé “coffre-fort numérique” sur laquelle l'ensemble des documents administratifs sont centralisés et accessibles. En parallèle, les logiciels RH peuvent être équipés d'outils d'analyse prédictive, notamment pour les besoins en recrutement de l'entreprise, et de systèmes de signature électronique qui facilitent les interactions sur les documents.
Digitaliser ses processus RH pour gagner du temps et assurer une meilleure traçabilité de l'information
En entreprise, la transformation numérique des processus RH présente de nombreux avantages mesurables. Étant donné que certaines tâches répétitives requièrent rigueur et précision, la digitalisation de leur gestion permet d’accélérer les processus tout en renforçant leur fiabilité.
Des gains de productivité quantifiables
L'automatisation des tâches administratives RH permet aux équipes des ressources humaines d’optimiser considérablement leur temps. Le traitement automatisé des congés et absences divise à lui seul par trois le temps consacré à cette activité.
Une meilleure traçabilité des données
Les outils numériques RH ne servent pas uniquement à gagner du temps, ils permettent également une meilleure traçabilité des données. Ils centralisent et organisent les données des employés de manière structurée, permettant de suivre chaque action et document RH avec précision. Cette traçabilité facilite le suivi des processus RH, réduit les erreurs et renforce la conformité au droit du travail en garantissant que toutes les informations sont accessibles et à jour.
Réduction des erreurs humaines
Les tâches répétitives peuvent être vectrices d’erreurs de saisie dans les documents RH. L'automatisation de certaines tâches administratives diminue ces risques dans les processus RH. On observe grâce à elle une réduction des erreurs de saisie, de calcul et administratives dans les entreprises qui l'ont adoptée.
Une gestion des plannings plus rapide
Les plateformes de gestion du temps et des activités du personnel permettent d'établir des plannings prévisionnels et contribuent à réduire le temps que passe un RH à trouver une solution lorsqu'un collaborateur est absent. Programmées pour tenir compte des contraintes légales et conventionnelles, elles sont capables de mettre en évidence les anomalies relatives aux obligations légales RH. Les managers, quant à eux, peuvent ajuster les plannings en temps réel en fonction des absences, des remplacements ou des renforts nécessaires, dans le respect de ces obligations.
Un meilleur suivi des indicateurs RH
Grâce aux tableaux de bord automatisés des logiciels RH, les responsables RH peuvent suivre en temps réel l'évolution des indicateurs sociaux de leur entreprise :
- Taux d'absentéisme
- Rotation du personnel
- Masse salariale
- Heures supplémentaires
- Besoins en formation
Ces indicateurs servent à trouver les points forts et axes d'améliorations de l'entreprise dans la gestion de son personnel. La mise à disposition de ces données permet au RH de consacrer davantage de temps à l'élaboration de solutions pour corriger les résultats insatisfaisants ainsi qu'à la réalisation de statistiques.
Les limites de la digitalisation des processus RH
Si les logiciels RH facilitent la centralisation et la mise en regard des données relatives au personnel, ils ne font pas tout et doivent être pertinents pour le secteur d'activité qui les utilisent. Pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise et l'implémentation de ces logiciels, il est recommandé d'établir des plans de formation pour que chacun ait la possibilité de développer ses compétences sur ces outils. Pour certains, ces changements peuvent être difficiles.
Des obstacles à l'implémentation du logiciel dans l'entreprise
L'implémentation de logiciels RH implique un coût initial, incluant l'achat, la formation du personnel et la maintenance du support. Pour certaines entreprises, ces investissements peuvent freiner l'adoption d'un système RH dématérialisé.
Dépendance technologique et vulnérabilité des logiciels
La digitalisation RH peut aussi créer une forte dépendance aux systèmes informatiques. Lorsqu'une panne technique survient, les processus RH se retrouvent paralysés jusqu'à résolution de l'incident. En effet, avec la dématérialisation des documents, une panne électrique ou informatique peut interrompre temporairement l'activité RH en rendant inaccessibles les plateformes et documents d'organisation. Toutefois, il convient de noter qu'un nombre croissant de logiciels RH sont désormais accessibles via smartphone ou tablette, ce qui permet de maintenir une certaine continuité de service même en cas de défaillance des systèmes traditionnels.
Comment mettre en place cette digitalisation ?
La mise en place d'une transformation numérique des processus RH nécessite d'associer l'ensemble des parties prenantes pour garantir le succès de l'opération. Le logiciel doit être choisi en fonction des spécificités de l'entreprise (taille, secteur d'activité, turnover, etc.) et lui être utile dans ses démarches quotidiennes.
Pour trouver le logiciel le mieux adapté, il faut identifier les tâches manuelles chronophages, les redondances, les points de friction et les dysfonctionnements afin de prioriser les processus à transformer. Il est recommandé ensuite de fixer des indicateurs de performance précis pour évaluer les bénéfices de la transformation numérique :
- Réduction du temps de traitement des demandes de congés de X%
- Diminution des erreurs de saisie de X%
- Taux d'adoption des nouveaux outils par les collaborateurs
- Gains de productivité sur les tâches administratives
Le choix des outils doit correspondre aux besoins identifiés et s'intégrer dans le système d'information existant. Il faut privilégier les technologies conformes au RGPD pour la protection des données personnelles, compatibles avec vos logiciels métier, évolutives et dotées d'interfaces intuitives pour les utilisateurs.
Pour simplifier la transition de vos équipes, il faut prévoir des sessions de formation adaptées aux différents profils utilisateurs ainsi que des ambassadeurs internes pour promouvoir les nouveaux usages. Dans la mesure du possible, il faut déployer la plateforme progressivement, en tenant compte des retours d'expérience pour y apporter les ajustements nécessaires.
Les indicateurs doivent être définis initialement. Il faut analyser les écarts et prendre des mesures correctives à l’aide d’un tableau de bord. Il est préconisé de communiquer régulièrement sur les résultats obtenus pour maintenir la dynamique de transformation.
Vous souhaitez vous digitaliser ? OCTIME peut vous aider !
Le Groupe Octime, spécialisé dans la gestion du temps et des activités du personnel, accompagne les professionnels dans leur démarche de modernisation grâce à des solutions adaptées aux besoins des ressources humaines. L'offre de l'entreprise se concentre principalement sur la gestion du temps de travail, la planification des équipes et la gestion des remplacements via des outils numériques.
Des offres axées sur la gestion du temps
La solution OCTIME permet d'automatiser le suivi des temps de travail grâce notamment à des systèmes de pointage modernes et personnalisables. En effet, les terminaux de badgeage intégrés aux plateformes de gestion permettent de traiter instantanément les données. Cette digitalisation garantit une traçabilité totale des horaires et présences, tout en respectant les obligations légales en matière de temps de travail.
La solution OCTIME est un logiciel complet et modulaire destiné à toutes tailles d’entreprises. Il permet de gérer de manière précise les temps de travail des employés, d'établir des plannings, de suivre les absences et de gérer le pointage. Des modules supplémentaires sont disponibles et peuvent être sélectionnés en fonction des besoins.
Pour les structures de moins de 200 employés, Le Groupe Octime a développé OCTIME Expresso, une offre pré-packagée parfaitement adaptée aux besoins des PME et TPE.
L'application MyOCTIME vient compléter ces offres en permettant aux employés et aux managers de suivre en temps réel les modifications apportées aux plannings depuis leur smartphone. Ce support est particulièrement adapté aux nouveaux usages (mobilité et télétravail).
Un accompagnement personnalisé dans la transition digitale
Les équipes du Groupe Octime assurent la formation des utilisateurs et un support technique réactif pour une prise en main rapide des outils. Des sessions de formation sont organisées pour maîtriser toutes les fonctionnalités des logiciels. L'accompagnement comprend également l'analyse des besoins, le paramétrage du logiciel et l'assistance dans la conduite du changement.
Une interface intuitive et des fonctionnalités évolutives
La solution OCTIME est ergonomique et facile à prendre en main. L'accueil et le planning sont personnalisables et permettent un pilotage prévisionnel des équipes. Les mises à jour régulières enrichissent les fonctionnalités pour répondre aux nouveaux usages et exigences réglementaires.
OCTIME s'interface avec les outils RH et métiers du marché, permettant de connecter la gestion des temps, des plannings et des absences avec les autres systèmes informatiques de l'entreprise, assurant ainsi la cohérence des données.
Transformer ses processus RH grâce à un support digital sur mesure
Si la digitalisation impressionne encore certaines petites structures, elle touche de plus en plus d'entreprises et cible particulièrement le domaine des ressources humaines. La transformation numérique liée à ce domaine, vise à simplifier les activités redondantes, voire à les automatiser, pour les rendre à la fois plus rapides et plus fiables. Pour la gestion du temps et des plannings de votre entreprise, faites confiance à la solution OCTIME : une solution complète et modulaire selon la taille et l'activité de votre entreprise, qui rendra vos processus plus fluides et sécurisés.
