Centre Hospitalier Pau : « Octime nous a fait gagner environ 2 jours par mois sur la saisie des variables de paye. Aujourd’hui nous pouvons consacrer plus de temps sur la gestion RH. »
Interview d’Aurélien Salvat Responsable Cellule Paie, Contrôle de Gestion Sociale et SIRH.
Le Centre Hospitalier Pau compte environ 2 900 agents dont 330 médecins et chirurgiens, et 2 580 agents non médicaux à temps plein et à temps partiel, répartis sur 12 pôles d’activités.
Quels sont les horaires types de travail au Centre Hospitalier de Pau ?
L’hôpital de Pau est un établissement assez vaste d’un point de vue métier. Nous avons le personnel soignant et aide-soignant, le personnel médicotechnique comme les manipulateurs en radiologie ou les techniciens de laboratoire, le personnel administratif et pour finir le personnel technique. Ce sont des métiers différents : un agent n’aura pas le même cycle horaire qu’il soit infirmier, électricien ou tout autre.
Globalement nous avons trois types d’horaires pour les personnels soignants : horaires de matin, 7h – 14h30, de soir, 14h – 21h30 et de nuit, 21h15 – 7h15, ainsi que de nombreux autres cycles de travail pour les autres personnels. En fonction du service et du pôle, les responsables des plannings sont des cadres de santé, des ingénieurs ou des cadres administratifs. Habituellement, c’est le cadre du secteur qui gère le planning.
Monsieur Salvat, pour quelles raisons avoir choisi Octime afin de gérer les plannings du CH de Pau ?
L’hôpital de Pau n’avait pas de logiciel de gestion des temps ; jusqu’en 2012 nous travaillions sur Excel ou avec du papier et un crayon. La demande était forte de la part des différents cadres de santé et de la direction d’informatiser au plus possible la gestion des temps afin d’obtenir une meilleure traçabilité et visibilité des différents plannings de l’établissement.
Fin 2011, nous avons fait un appel d’offre et rencontré différents prestataires, puis via les différents critères de recherche et le Cahier des charges que nous avions demandé, Octime s’est révélé être le meilleur compromis sur le rapport qualité/prix par rapport aux offres des concurrents et aux exigences du Cahier des charges. Nous avons choisi le prestataire début 2012, le paramétrage a duré quelques mois puis le démarrage officiel a eu lieu en janvier 2013. Aujourd’hui, je suis administrateur du logiciel avec un cadre supérieur de santé.
Comment les utilisateurs se sont-ils approprié le logiciel Octime au démarrage du projet ?
Comme je le disais, avant l’arrivée d’Octime, la demande était très forte de la part des cadres et managers pour informatiser la gestion des temps, donc il y avait un réel enthousiasme sur ce projet. D’un autre côté il y avait quand-même une certaine crainte dû au changement, la peur de passer du temps sur un logiciel puissant en comparaison d’Excel. En réalité ils n’avaient pas encore conscience de l’étendue des possibilités sur Octime : les calculs, les statistiques, les compteurs ou encore les éditions. Petit à petit ils ont réalisé l’ampleur du retour sur investissement.
Au final, chacun s’est approprié le logiciel à son rythme et aujourd’hui ils y trouvent leur compte, comme par exemple au niveau de la transparence auprès des agents. Ces derniers peuvent voir leurs compteurs et leurs soldes de congés annuels. Cette transparence est appréciée de tous et la communication est facilitée.
L’avantage se trouve également dans la sécurisation et la fiabilisation des données du planning. Les utilisateurs suivent le logiciel et s’ils ont un doute, ils nous sollicitent directement. Ils deviennent acteurs du planning, ils se responsabilisent. Du point de vue RH c’est pareil, la fiabilisation des données sur les variables de paye nous apporte beaucoup : avant nous faisions tout manuellement sur papier, les sources d’erreur étaient fréquentes ce qui représentait une perte de temps. Sans parler des appels que nous recevions des personnes qui contestaient les résultats. Maintenant le retour sur investissement est quantifiable au niveau du gain de temps. Le plus notable se trouve au niveau de la saisie : Octime nous a fait gagner environ 2 jours par mois sur la saisie des variables de paye. Aujourd’hui nous pouvons consacrer plus de temps sur la gestion RH.
Avec le logiciel Octime nous avons la garantie de la fiabilité des données et de la transparence auprès des agents. Ils savent que tout est clair, il n’y a pas de mauvaise surprise.
