A l’inverse de beaucoup de logiciels où vous devez adapter le fonctionnement de votre établissement au logiciel, avec Octime, le logiciel lui-même s’adapte à notre fonctionnement.
Interview de Jocelyn Poirier, Chef Comptable.
L’association « Les Récollets – La Tremblaye », d’origine congréganiste, est une association privée à but non lucratif constituée d’un pôle sanitaire avec un SSR (Soins de Suite et de Réadaptation) et un pôle médico-social avec deux sites, d’un EEAP (Établissement pour Enfants et Adolescents Polyhandicapés) et d’un MAS (Maison d’Accueil Spécialisée).
Monsieur Poirier, parlez-nous un peu de l’organisation du travail au sein de l’association
Je suis Jocelyn Poirier, chef comptable de l’association depuis 10 ans. Initiateur du changement de logiciel il y a 5 ans, aujourd’hui je suis l’administrateur du logiciel.
L’association compte environ 250 salariés répartis sur la partie sanitaire et le pôle médico-social. Au niveau des horaires, nous avons des cycles avec les mêmes horaires qui se construisent globalement sur 3 plages : horaires du matin 7h-13h, de journée 9h-17h et d’après midi 13h-20h30. A cela s’ajoutent les horaires de weekend qui sont plus longs : 7h-20h avec une coupure importante le midi.
Nous sommes sur un système d’ouverture 7j/7j, 365 jours par an.
Qu’est-ce qui a initié le changement de logiciel de gestion des temps ?
Il y a 10 ans, le fonctionnement était cloisonné entre chaque établissement. Chacun avait son propre dossier de comptabilité, de paye et de gestion de planning. Donc l’objectif de départ était d’harmoniser notre fonctionnement, de centraliser les informations sur un logiciel unique de gestion des temps et de créer une base commune. L’objectif final était d’automatiser la transmission des informations du logiciel de GT vers la paye. Nous avons donc rencontré plusieurs éditeurs de gestion des temps et étudié leurs solutions.
Le logiciel Octime fonctionne parfaitement, il nous apporte les réponses à nos problématiques quotidiennes. Et il colle parfaitement à notre fonctionnement. A l’inverse de beaucoup de logiciels où vous devez adapter le fonctionnement de votre établissement au logiciel, avec Octime, le logiciel lui-même s’adapte à notre fonctionnement.
Quel bilan tirez-vous de l’utilisation d’Octime au quotidien ?
Aujourd’hui, nous sommes vraiment contents de notre choix de logiciel. Nous ne nous sommes pas trompés. Pour chaque demande que nous faisons, Octime s’adapte toujours. Tout est paramétrable, tout est adaptable sans que ce soit très complexe.
Dans le concret, nous apprécions toute la partie historisation et suivi des données : nous pouvons voir qui a fait quoi, où et pourquoi. Puis la partie calcul est claire et précise. Egalement, la possibilité de ressortir les compteurs, et faire ce que l’on en veut (les multiplier, les additionner, etc.).
Les utilisateurs sont très contents des plannings, toute la partie cycle, affectation et gestion au quotidien avec la notion de besoin est très intéressante. Tout le suivi des remplacements est quelque chose qui fonctionne très bien et que l’on utilise au quotidien.
Octime nous a apporté un gain de temps dans la transmission d’information, ne serait-ce que dans la communication avec le salarié grâce au workflow. D’autre part, nous faisons une grosse économie de papier car tout est informatisé. Et c’est aussi la sécurisation des informations : tout est au même endroit. Pour moi qui suis au siège, je peux voir l’ensemble des donnés.
Finalement on peut avoir une interface totale avec le logiciel de paie, tout le processus d’édition des plannings et des contrats se fait aisément. C’est vraiment un gain de temps, qui évite la ressaisie entre les deux logiciels.
