Logiciel de planification
La gestion des plannings avec OCTIME
La maîtrise du planning : la clé de l'efficacité
OCTIME vous accompagne dans le pilotage de vos ressources humaines.
Notre solution SaaS de gestion des temps intègre un volet réglementaire complet. Son paramétrage s’adapte aux spécificités de votre activité et de votre organisation.
La gestion des plannings devient simple et intuitive.
Le quotidien est plus facile à gérer. Les changements s’intègrent facilement dans le planning. Vous gagnez en efficacité et en visibilité dans l'organisation de vos équipes.
Gestion des plannings : une fonctionnalité phare du logiciel OCTIME
Intégrée à notre logiciel, la gestion des plannings s’inscrit dans un écosystème de fonctionnalités interconnectées.
Planification
Organisez le planning prévisionnel des équipes en fonction des besoins des services.
Gestion des temps
Optimisez la gestion des temps de présence et absence dans les respect de vos accords locaux et de chaque contrat de travail.
Gestion des activités
Planifiez les projets et analysez le temps et les résultats.
Gestion des absences
Simplifiez la saisie et la validation des absences et des demandes de congés.
Interface RH & Paie
Toutes les données variables automatiquement transférées vers votre logiciel de paie.
Portail OCTIME Employé
Un espace de communication et d'échange simple et intuitif.
L’expertise OCTIME au cœur de la gestion des plannings
- 25 ans d’expertise et d’innovation
- N°1 sur le secteur de la santé et du médico-social
- 1,5 million d’utilisateurs
- SLA 99,5 %*
* selon conditions contractuelles
- Application Mobile myOCTIME iOS et Android
- Hébergement SaaS en France
- Formation digitale et présentielle
Le logiciel de gestion des temps et plannings par OCTIME : un pilier pour optimiser la performance de votre organisation
Logiciel de gestion des plannings : un atout majeur pour les managers
La gestion des plannings OCTIME permet d’optimiser
les performances des équipes.
- Toutes les informations nécessaires au pilotage de vos équipes centralisées
- Un planning adapté à vos objectifs
- Meilleure utilisation des ressources humaines mobilisées pour les projets
- Un outil d’aide à la décision pour planifier vos équipes en fonction de l’activité réelle de l’entreprise
La gestion des plannings digitalisée : un outil au service de l’engagement des collaborateurs
La gestion des plannings OCTIME permet à chacun
de maîtriser son emploi du temps.
- Un atout pour favoriser l’autonomie, gage d’engagement au travail
- Une visibilité optimale sur chaque jour, mais aussi sur chaque semaine ou mois, pour simplifier l’organisation individuelle
- Un fonctionnement collaboratif au sein de chaque équipe
- Un gage de sérénité : les données sont mises à jour et retranscrites sur le bulletin de salaire
- Application myOCTIME : chaque collaborateur garde la main sur son emploi du temps, à chaque instant et en situation de mobilité
Solution SaaS de gestion des plannings du personnel : des données fiables pour les services RH
La gestion des plannings avec OCTIME facilite aussi
le travail des services RH.
- Des plannings parfaitement conformes aux contraintes légales
- Un paramétrage adapté aux exigences réglementaires de vos métiers
- Une gestion de la paie simplifiée et fidélisée
- Une confiance renforcée pour un climat social apaisé
Santé et Médico-Social
"OCTIME est une solution de qualité déployée avec un véritable savoir-faire.
La passion de comprendre des équipes du Groupe Octime est un vrai plus durant toute la vie du projet qui va bien au-delà de la phase de déploiement."
Nicolas LIGER
Directeur de Projet Gestion des Temps
RAMSAY SANTE
Logiciel de gestion du planning du personnel : un outil de pilotage de la performance opérationnelle
Un logiciel de gestion des plannings simplifie la création et la mise à jour des temps de travail et emplois du temps de chacun des collaborateurs de l’entreprise. Il intègre les temps de travail et horaires de chaque contrat de travail, les absences programmées, et s’ajuste en temps réel aux modifications effectuées.
La digitalisation des plannings par une solution SaaS efficace assure une gestion conforme à la législation en vigueur et sans erreur.
Elle facilite le travail des managers : en cas de changement ou de risque de non-respect de règles liées au contrat de travail ou à la convention collective, le manager est automatiquement averti.
Elle simplifie le quotidien des collaborateurs qui maîtrisent pleinement leur emploi du temps. Et celui des responsables des ressources humaines qui disposent de données fiables, transmises instantanément.
Pourquoi utiliser un logiciel de planning ?
Les avantages des logiciels de gestion des plannings sont nombreux par rapport à un fichier Excel :
Flexibilité et conformité
- Conformité réglementaire : réglementation liées aux horaires de travail, aux pauses et aux jours de congé intégrés et paramétrés, assurant ainsi une conformité sans faille
- Flexibilité : les changements ou imprévus peuvent être instantanément intégrés et visualisés . Les employés peuvent planifier leurs horaires en fonction de leurs besoins, et les gestionnaires peuvent rapidement réagir aux demandes
Centralisation et communication
- Centralisation de l’information : toutes les données planning sont accessibles sur une même interface utilisateurs. Il suffit de choisir ce que vous voulez afficher
- Élimination des erreurs : horaires incompatibles, doubles réservations sur un même créneau. Les données sont actualisées en temps réel, le logiciel réduit le risque d’erreur humaine
- Communication facilitée : les employés sont informés plus rapidement des changements éventuels dans leur emploi du temps
- Visibilité : temps plein, temps partiel, temps de formation, télétravail, congés, absences. Le planning de chaque collaborateur apparaît et peut être détaillé, partagé selon les besoins de votre organisation
Accessibilité et efficacité
- Planning accessible à tout instant, sur ordinateur, mobile et tablette
- Organisation du travail plus collaborative
- Fonctionnement et performance des équipes optimisées
- Analyse de données : le logiciel collecte les données sur l'utilisation des ressources, les heures travaillées, les congés, etc. qui serviront à améliorer l'efficacité opérationnelle
- Données automatiquement partagées avec le service RH et transférées à la fiche de paie
- Ergonomie et simplicité d’utilisation
- Gain de temps précieux pour managers et collaborateurs
La gestion des temps de travail en entreprise : questions fréquentes
1Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des temps ?
Un logiciel de gestion des temps permet de planifier et de gérer le suivi des temps de travail des employés d'une entreprise.
Il facilite l'organisation de l’entreprise, et permet notamment de répercuter automatiquement les données variables et/ou les événements du type absences ou prise de congés vers la paie, pour un bulletin de paie sans erreur.
2Comment choisir son logiciel de planning et de gestion des temps (logiciel GTA) ?
Votre logiciel de gestion des temps doit réunir ces 5 qualités :
● Adaptabilité aux besoins spécifiques de l’entreprise : particularités en termes de gestion des temps, horaires de travail, cycles de travail.
● Facilité d’utilisation : navigation simple et fonctionnalités claires pour minimiser la courbe d’apprentissage et favoriser une utilisation efficace du logiciel.
● Interopérabilité du logiciel de gestion des temps avec votre logiciel de paie.
● Sécurité des données
● Paramétrage réglementaire selon les spécificités de votre activité.
● Adaptabilité aux besoins spécifiques de l’entreprise : particularités en termes de gestion des temps, horaires de travail, cycles de travail.
● Facilité d’utilisation : navigation simple et fonctionnalités claires pour minimiser la courbe d’apprentissage et favoriser une utilisation efficace du logiciel.
● Interopérabilité du logiciel de gestion des temps avec votre logiciel de paie.
● Sécurité des données
● Paramétrage réglementaire selon les spécificités de votre activité.
3Comment se préparer à mettre en place une solution de gestion des temps ?
Quelques recommandations en amont de l'implémentation d'une solution de gestion des temps :
Analyse des besoins et objectifs
Identifiez les besoins spécifiques de l'entreprise et les objectifs qu’elle cherche à atteindre avec un logiciel de gestion des temps. Ces objectifs peuvent être par exemple l'amélioration de la productivité, la réduction des coûts liés à la gestion des temps, ou encore un meilleur respect des réglementations du travail. Analysez également les spécificités de l'entreprise en termes de gestion des horaires, des congés, de rotation des équipes et d'autres paramètres temporels.
Sélection d’un logiciel adapté à la taille de l’entreprise
Sélectionnez les modules aptes à répondre aux besoins et spécificités de votre entreprise : une solution de gestion des temps pour PME par exemple.
Paramétrage légal
Paramétrez le logiciel en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise, en intégrant les politiques de gestion du temps de travail existantes.
Formation et sensibilisation du personnel
Prévoyez des sessions de formation pour le personnel sur l'utilisation du nouveau système de gestion des temps. Avec OCTIME, vos équipes sont accompagnées par des experts du logiciel et de la gestion des temps. La sensibilisation et la formation permettront une adoption rapide et minimiser la résistance au changement.
Mise en œuvre progressive
Dans la plupart des cas, il est recommandé d’implémenter progressivement la solution, en commençant éventuellement par un département pilote, avant de déployer à l'échelle de l'organisation. Cela permet d'identifier et de résoudre les problèmes éventuels à petite échelle avant un déploiement plus vaste. Nommer un chef de projet gestion des temps peut simplifier le processus.
Analyse des besoins et objectifs
Identifiez les besoins spécifiques de l'entreprise et les objectifs qu’elle cherche à atteindre avec un logiciel de gestion des temps. Ces objectifs peuvent être par exemple l'amélioration de la productivité, la réduction des coûts liés à la gestion des temps, ou encore un meilleur respect des réglementations du travail. Analysez également les spécificités de l'entreprise en termes de gestion des horaires, des congés, de rotation des équipes et d'autres paramètres temporels.
Sélection d’un logiciel adapté à la taille de l’entreprise
Sélectionnez les modules aptes à répondre aux besoins et spécificités de votre entreprise : une solution de gestion des temps pour PME par exemple.
Paramétrage légal
Paramétrez le logiciel en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise, en intégrant les politiques de gestion du temps de travail existantes.
Formation et sensibilisation du personnel
Prévoyez des sessions de formation pour le personnel sur l'utilisation du nouveau système de gestion des temps. Avec OCTIME, vos équipes sont accompagnées par des experts du logiciel et de la gestion des temps. La sensibilisation et la formation permettront une adoption rapide et minimiser la résistance au changement.
Mise en œuvre progressive
Dans la plupart des cas, il est recommandé d’implémenter progressivement la solution, en commençant éventuellement par un département pilote, avant de déployer à l'échelle de l'organisation. Cela permet d'identifier et de résoudre les problèmes éventuels à petite échelle avant un déploiement plus vaste. Nommer un chef de projet gestion des temps peut simplifier le processus.
4Comment se passe l’intégration de la solution de gestion des temps OCTIME?
Notre démarche d'intégration de la solution OCTIME se décompose en plusieurs phases :
1. Une phase de lancement : cadrage, mise en œuvre technique du logiciel et autres étapes nécessaires au paramétrage des fondations de la base de données («Atelier Organisationnel», et «Atelier Interface Personnel» notamment).
2. Une phase de conception : ateliers d’analyse du paramétrage réglementaire (qui est le cœur de la solution) avec notamment une analyse différentielle par rapport à nos dossiers standards et une analyse de vos spécificités, et des ateliers d’analyse des interfaces.
3. Une phase de recette applicative qui démarre après les premiers jours de formation au logiciel. Cette phase, qui permet l’appropriation de son fonctionnement, ne contient pas d’étape d’analyse au vu de l’aspect standard de notre outil.
4. Une phase de recette réglementaire, marquée par la livraison du paramétrage réglementaire, tel que défini lors de la phase de conception. Cette étape est ensuite suivie d’une période de recettage de ce paramétrage par le client.
5. Une phase nommée interface consistant à mettre en place les interfaces et leurs éventuels automatismes en adéquation avec les travaux réalisés lors de la phase de conception.
6. Enfin, une phase d’utilisation en site pilote qui commence en général durant les phases de recettes et se termine au début de la phase de déploiement réalisée.
1. Une phase de lancement : cadrage, mise en œuvre technique du logiciel et autres étapes nécessaires au paramétrage des fondations de la base de données («Atelier Organisationnel», et «Atelier Interface Personnel» notamment).
2. Une phase de conception : ateliers d’analyse du paramétrage réglementaire (qui est le cœur de la solution) avec notamment une analyse différentielle par rapport à nos dossiers standards et une analyse de vos spécificités, et des ateliers d’analyse des interfaces.
3. Une phase de recette applicative qui démarre après les premiers jours de formation au logiciel. Cette phase, qui permet l’appropriation de son fonctionnement, ne contient pas d’étape d’analyse au vu de l’aspect standard de notre outil.
4. Une phase de recette réglementaire, marquée par la livraison du paramétrage réglementaire, tel que défini lors de la phase de conception. Cette étape est ensuite suivie d’une période de recettage de ce paramétrage par le client.
5. Une phase nommée interface consistant à mettre en place les interfaces et leurs éventuels automatismes en adéquation avec les travaux réalisés lors de la phase de conception.
6. Enfin, une phase d’utilisation en site pilote qui commence en général durant les phases de recettes et se termine au début de la phase de déploiement réalisée.
5Pourquoi mon organisation devrait-elle s'équiper d'un logiciel de gestion des temps ?
Les logiciels de gestion des temps sont des outils essentiels pour les entreprises de toutes tailles : ils permettent de gagner un temps précieux sur le suivi et le contrôle du temps de travail du personnel, mieux planifier votre organisation, de mieux suivre les compteurs de temps légaux et de mieux préparer les éléments variables de la paie.
Un logiciel de gestion des temps offre de nombreux avantages :
Collecte des données liées au temps de travail
● Calcul automatique des variables de paie
● Une seule interface pour plusieurs types de contrats
● Visibilité sur le temps de travail des équipes
Respect du droit de travail et des spécificités de chaque contrat de travail
● Suivi automatique des temps et contrôle des risques de dépassement
● Contrôle des heures supplémentaires
● Respect des temps de repos réglementaires
Des processus simplifiés et optimisés pour les ressources humaines
● Automatisation des tâches liées à la paie
● Toutes les informations liées au temps de travail accessible sur une même interface
● Données mises à jour en temps réel
Suivi de l’activité et mobilisation des ressources en fonction des besoins
● Répartition et analyse des temps par projet, client, selon votre paramétrage
● Analyse des performances pour un meilleur pilotage des opérations
Un outil au service de la qualité de vie au travail, indicateur clé de la RSE
● Transparence et équité des processus
● Gain d’autonomie pour les collaborateurs dans la gestion de leurs démarches
● Planification des projets simplifiée : plus de confort pour les équipes.
Un logiciel de gestion des temps offre de nombreux avantages :
Collecte des données liées au temps de travail
● Calcul automatique des variables de paie
● Une seule interface pour plusieurs types de contrats
● Visibilité sur le temps de travail des équipes
Respect du droit de travail et des spécificités de chaque contrat de travail
● Suivi automatique des temps et contrôle des risques de dépassement
● Contrôle des heures supplémentaires
● Respect des temps de repos réglementaires
Des processus simplifiés et optimisés pour les ressources humaines
● Automatisation des tâches liées à la paie
● Toutes les informations liées au temps de travail accessible sur une même interface
● Données mises à jour en temps réel
Suivi de l’activité et mobilisation des ressources en fonction des besoins
● Répartition et analyse des temps par projet, client, selon votre paramétrage
● Analyse des performances pour un meilleur pilotage des opérations
Un outil au service de la qualité de vie au travail, indicateur clé de la RSE
● Transparence et équité des processus
● Gain d’autonomie pour les collaborateurs dans la gestion de leurs démarches
● Planification des projets simplifiée : plus de confort pour les équipes.
6Mon organisation a-t-elle l'obligation de disposer d'un outil de gestion des temps ?
Non, il n'est pas obligatoire de disposer d'un logiciel de gestion des temps dans son entreprise.
Mais il est fortement conseillé pour mieux anticiper les plannings, mieux suivre les temps, et mieux préparer la paie.
Mais il est fortement conseillé pour mieux anticiper les plannings, mieux suivre les temps, et mieux préparer la paie.
7Un logiciel de gestion des temps permet-il de faire des économies ?
Un logiciel de gestion des temps peut vous aider à réduire vos coûts : en optimisant la planification de vos équipes, en organisant mieux vos ressources et vous permettant d'anticiper les frais liés aux événements comme les heures supplémentaires, ou le recours urgent à des intérimaires. Entre une meilleure allocation des ressources, une diminution des temps administratifs, un gain de productivité et une réduction de l’absentéisme, le ROI sur une solution de gestion des temps est rapide.
8Quelle est la complémentarité entre gestion des temps et gestion de la paie ?
Un logiciel de gestion des temps calcule automatiquement les éléments variables de paie, en tenant compte du temps de travail réglementaire, du temps de travail effectif, des absences : de tous les éléments nécessaires au calcul de la paie. Ces éléments sont nativement gérés par un logiciel de gestion des temps, contrairement à la paye.
Un logiciel de gestion des temps et activités, GTA, établit le détail journalier, lors du calcul d'éléments fins, la paye attend les informations du logiciel de GTA. Un logiciel de gestion des temps est le complément indispensable d'un logiciel de paie.
Un logiciel de gestion des temps et activités, GTA, établit le détail journalier, lors du calcul d'éléments fins, la paye attend les informations du logiciel de GTA. Un logiciel de gestion des temps est le complément indispensable d'un logiciel de paie.