Les équipes Octime écoutent, accompagnent et sont une force de proposition pour le client.
Interview de Magali Picard, Responsable Paie de la société Keraglass.
La société KERAGLASS est spécialisée dans la fabrication de verres vitrocéramiques à destination des plaques de cuisson et inserts de cheminée. Son effectif en 2015 est d’environ 240 personnes, son activité nécessite des horaires de travail en continu (5*8, 3*8, 2*8, et journée).
Vous avez installé Octime en janvier 2015, parlez-nous de votre expérience.
Nos outils de paie et GTA ne répondant plus à nos attentes, nous avons décidé de changer ces deux solutions en même temps. En 2015, nous avons changé de logiciel de paie pour Cegid et de logiciel de gestion de temps pour Octime ; au-delà de ses avantages fonctionnels, Octime communique totalement avec les solutions Cegid ; cela a été un élément essentiel dans notre sélection. De plus, Eurokéra, groupe dont nous faisons partie, utilise également Octime depuis plusieurs années. Ce qui a conforté notre choix pour Octime.
Le projet a démarré bien en amont par une analyse avec notre chef de projet Octime. Les échanges, lors de cette analyse, ont permis d’établir les besoins et de déterminer les paramétrages à effectuer sur ce logiciel.
Après avoir importé les fiches individuelles avec les informations d’identité, type de contrat, matricule, date de naissance etc. des salariés, nous avons créé l’ensemble des horaires cycles sachant que nos équipes de production travaillent en 2×8, 3×8 et 5×8. Actuellement, n’utilisant pas de badgeuse, les événements de types « présence » ou « absence » sont gérés par les managers, les chefs d’équipes ou de services et pour certaines catégories de salariés par moi-même.
Pour l’instant seuls les employés qui ont un ordinateur effectuent leurs demandes d’absences par le module web. Nous envisageons de pouvoir mettre en place l’utilisation du module web pour la totalité des salariés courant 2016.
En raison de la grande mobilité interne dans le groupe, nous avons régulièrement des changements de postes de managers ce qui nous impose une gestion des autorisations d’accès sur l’application. Nous devons encore améliorer ce fonctionnement. Octime permet de définir de nombreux profils utilisateurs.
Concernant l’aspect réglementaire quel est votre fonctionnement ?
En raison des spécificités d’horaires et des indemnités associées, notre réglementaire est assez complexe et nécessite un outil de gestion de temps performant.
Environ 80% des éléments variables de la paie et les particularités de paie (astreintes, gardes, heures supplémentaires, événements, droits aux indemnités spécifiques dues aux horaires applicable dans l’entreprise,) sont gérés via Octime.
La gestion des acquis : jours de congés, RT, divers repos compensateur et notamment aussi l’acquisition des congés payés très spécifique chez nous, sont également gérés par Octime puis interfacé avec la paie.
Après quelques mois d’exploitation du logiciel quel est votre ressenti ?
Je dois dire que je suis très satisfaite du suivi, notamment par la hotline qui ne nous laisse jamais sans réponse. Par ailleurs, grâce au chef de projet qui est une véritable « force de proposition » nous avons beaucoup progressé dans l’approche du logiciel en termes d’utilisation et de paramétrage. Il a rapidement cerné nos problématiques et nous a conseillé par son expertise.
Les équipes Octime sont véritablement à notre écoute ce qui apporte sécurité et confiance.
