Octime informe plus vite, valorise et rend autonomes les managers.
Interview de Brice Belliard, Responsable paie et administration du personnel de la société Lecasud
LECASUD est la Centrale d’Achats et d’Approvisionnements des Centres E.LECLERC de la région Paca/Corse. Particularité de cette Société, ses clients, les centres E.LECLERC, sont aussi ses dirigeants. Le site du Luc (83) emploie environ 330 personnes, hors intérimaires.
Quelle a été votre démarche dans le choix d’Octime ?
Nous avions deux applications en exploitation depuis longtemps, et ne répondant plus forcément à nos attentes. L’une pour les badgeages, l’autre pour les évènements et la paie, ces dernières s’interfaçant ensuite. Nous voulions renouveler ces outils avec des produits performants et aux fonctionnalités étendues. Nous nous sommes donc lancés à la recherche des éditeurs qui s’inscrivaient dans le périmètre de notre projet d’évolution de notre SIRH, et les avons pour la plupart rencontrés. Cette démarche, qui a duré quelques mois, nous a amené à retenir OCTIME à l’été 2013, en couplage à la solution PAIE/RH de CEGID.
Vous utilisez Octime de façon bien structurée. Pouvez-vous nous expliquer votre fonctionnement ?
Après une première phase de paramétrages, entreprise dès septembre 2013, l’année suivante a été une période de tests et d’ajustements avec un fonctionnement en doublon en parallèle de nos anciens systèmes.
Dans le cadre de ce déploiement, nous avons souhaité automatiser au maximum les tâches à « faible valeur ajoutée », pour exploiter au mieux celles qui peuvent apporter au service RH et aux managers les informations utiles en temps réel.
Nos interactions avec l’application se sont naturellement structurées autour de 3 grands axes :
– Le module web, qui est déjà utilisé par une grande partie des employés pour les demandes d’absences et le suivi, que nous espérons déployer en « Full Workflow » à l’ensemble des personnels non équipés d’ordinateurs, grâce notamment aux badgeuses POP d’OCTIME. Les managers quant à eux, gèrent via le module web en toute automomie les plannings de leurs équipes, corrigent les anomalies et traitent les demandes d’absences.
– Le module client serveur utilisé par les RH, qui gèrent le règlementaire et procèdent à la surpervision et aux contrôles des données collectées pour interface ensuite en paie de CEGID.
– Enfin, l’interfaçage de l’application avec un outil dédié aux personnels intérimaires : nous avons en moyenne une cinquantaine d’intérimaires par mois afin notamment d’adapter nos ressources à la saisonnalité de notre activité, d’où la mise en place d’une interface avec le logiciel « TEMPORARIS » de la société SERES, qui permet de renvoyer automatiquement des relevés d’heures hebdomadaires vers les agences d’Intérim.
Quel est votre sentiment aujourd’hui sur le fonctionnement du logiciel ?
Nous avons mis à la disposition des managers un outil de GTA complet qui leur permet aujourd’hui d’anticiper et d’avoir plus de visibilité sur leurs ressources. Ils n’ont pas plus de travail qu’avant, même s’ils ont plus d’interactions avec le planning. C’est même, de leurs points de vue, une mission plus valorisante puisqu’à périmètre élargi. De plus, ils disposent à l’instant « T » d’une multitude d’informations passées, présentes et futures (soldes des CP, suivi des heures supplémentaires et de récupérations etc.) et peuvent de manière très ludique et conviviale accéder individuellement ou collectivement aux plannings de leurs équipes ce qui les rend plus autonomes.
Pour les RH, l’action en amont des managers apporte un gain de productivité et de fiabilité. Le rôle d’administration réside alors en un simple contrôle, et une supervision en appui des managers, qui eux, font « vivre » le planning.
Je voudrais enfin souligner le très haut niveau de technicité et de réactivité des équipes d’OCTIME, qui ont pensé et font vivre l’application pour nous guider vers la réussite de notre projet.
Elles nous laissent « presque trop de liberté » pour exprimer nos besoins, compte tenu de la multitude de demandes que nous avons exprimées, mais leur vision à long terme nous oriente vers des fonctionnalités non encore exploitées, qui se traduiront à l’avenir par le déploiement de l’alerteur et du flux data décision.
