Octime, avec son parcours individuel, est au cœur de notre S.I.R.H
Interview de Nathalie Bocquet responsable RH
Récup’Aire est une association avec un agrément « entreprises d’insertion » et « atelier chantier d’insertion », installée sur trois sites d’exploitation, couvrant le Pas de Calais et la Somme. Elle est spécialisée dans le tri des déchets ménagers et la collecte des papiers blancs et emploie 120 salariés.
Vous utilisez Octime depuis un an, comment êtes-vous venus à utiliser ce logiciel ?
Depuis longtemps nous cherchions une solution qui nous permette de gérer le planning, ce que nous faisions sur tableur, mais aussi d’assurer un suivi des salariés, ce que ne pouvait pas faire Excel. Nous avons effectué des recherches sur Internet et Octime a fait partie de la sélection.
La prise en main du logiciel est apparue simple. L’option hébergement (S.a.a.s), nous a séduits par sa facilité de maintenance et surtout par la capacité de connexion de partout et tout le temps d’un site à l’autre.
Comment avez-vous organisé la mise en place ?
Sur les sites, les responsables s’occupent de leurs propres plannings.
Le siège doit avoir la visibilité sur l’ensemble et gère les absences maladie ou congés ainsi que les entretiens. Octime nous permet d’être beaucoup plus réactifs ce qui était la demande des responsables et des salariés. Au cours de la formation, les responsables de site ont travaillé ensemble avec la RH et le siège pour la création des horaires et des cycles, cela a permis de rapidement être en phase.
Parlons maintenant du parcours individuel qui pour vous est un module important.
Nous avions besoin de centraliser des informations sur nos salariés : Le bilan annuel, les entretiens les visites, les formations. Nous avons mis aussi en place des alertes permettant un rappel des dates de fin de validité des C.A.C.E.S. par exemple.
Nous avons profité du temps de formation pour rendre ce module opérationnel.
Au niveau des responsables, cela simplifie leur travail et à l’usage c’est très bien perçu. Cela a même provoqué de leur part, une demande de réactivité plus grande par la RH.
Pour le siège, le travail de préparation en amont est indispensable, notamment pour définir les thèmes et événements à suivre.
A l’arrivée, c’est un meilleur suivi des salariés et pour les responsables une meilleure anticipation dans la gestion de leurs besoins.
Après un an d’exploitation vous entrez donc dans une nouvelle phase.
Nous sommes en train de mettre en place l’interface avec notre paye EBP. Parallèlement, nous désirons pousser l’utilisation du logiciel plus en profondeur. Nous envisageons des formations complémentaires que nous voulons en adéquation par rapport aux demandes formulées par les utilisateurs.
Nous aurons aussi à retoucher quelques points du réglementaire par rapport à notre convention.
