L’accompagnement des équipes Octime et l’évolution du produit, en font un outil performant et apprécié.
Interview de Chrystel Boutry, Responsable RH et référente Octime de la fondation.
La Fondation Hospitalière Sainte-Marie répond aux besoins spécifiques des personnes dépendantes, malades ou atteintes d’affections chroniques invalidantes, quelque soit leur âge. Elle regroupe plus de 50 établissements sur Paris et l’Ile de France.
Quelle a été votre démarche dans le choix du logiciel Octime ?
Chaque pôle gérait à sa façon avec sa méthode ou son logiciel, ou avec Excel.
En 2008, nous avons voulu mettre en place un système de gestion des temps cohérent.
Un de nos établissements qui employait alors 50 personnes et qui était destiné à s’agrandir a paru correspondre à notre projet qui se voulait global de la gestion des temps à la paye.
Nous avons consulté 3 éditeurs de logiciel et Octime est très vite sorti du lot.
Quel est aujourd’hui votre fonctionnement ?
Cette première structure a permis de « cadrer» la nouvelle organisation et d’abandonner les usages et habitudes. Petit à petit nous avons ensuite étendu Octime à l’ensemble des établissements, hors les établissements de maintien à domicile, en choisissant de les centraliser dans une seule base à laquelle nous ajoutons les nouvelles structures au fur et à mesure. Aujourd’hui, ce sont 950 personnes qui sont gérées dans Octime.
Dans la mesure du possible, les horaires et cycles sont les mêmes dans tous les pôles. L’avantage de cette solution est de faciliter la mobilité et les transferts de personnel dans les différents établissements.
Le paramétrage est lui effectué par la RH et le service paye s’occupe de l’interface avec le logiciel ALFA, car dès le début nous avions choisi cette option, qui paraissait essentielle.
Une trentaine de chefs de services et les directeurs d’établissements gèrent leurs personnels. Les cadres de soins utilisent Octime tout le temps et ont ainsi une vision globale de leurs effectifs.
Octime se décline aussi dans sa version web pour les employés.
Et il est très apprécié notamment des soignants qui voient ainsi leur planning individuel annuel, qui leur permet d’organiser leur travail à long terme. C’est aussi pour eux, un outil de contrôle de leurs compteurs (Congés, RTT, suivi des heures) en relation avec la paye. Nous attendons son utilisation sous Chrome, qui est notre navigateur privilégié.
Pourriez-vous dresser un bilan de votre utilisation ?
Que dire, si ce n’est notre satisfaction? Depuis nos débuts, les mises à jour du logiciel l’ont rendu plus performant et plus pratique. Les relations établies avec les commerciaux, les formateurs, le chargé de projet ont permis un bon accompagnement avec la sensation de ne pas être isolé.
