« La solution OCTIME, c’est la « justesse à point nommé » qui répond à toutes nos obligations : sécurité, fiabilité, RGPD ! » – Témoignage CALYDIAL

Pourquoi avoir choisi de vous faire accompagner par un cabinet de conseil pour migrer vos systèmes d’information en SaaS ?

Stéphane KITTLER : CALYDIAL avait déjà initié une démarche SaaS sur tous les aspects de leur système d’information, mais n’avait pas les compétences internes pour gérer ce vaste projet (gérer l’infrastructure, les bases de données, les achats de licence et les mises à jour, etc...).

Jean-Pierre GRANGIER : en effet, quand je suis arrivé chez CALYDIAL, il n’y avait pas de process IT formalisé. Vérifier que les mises à jour soient correctement lancées et qu’il n’y avait pas de problèmes de sécurité, devenait très lourd.

Nous nous sommes vite rendu compte que nous avions besoin d’experts externes pour nous conseiller et nous aider à sécuriser l’ensemble de notre système d’information. Nous avions besoin d’un support dédié, une sécurité renforcée dans un budget maîtrisé.

Quel regard portez-vous sur la solution OCTIME ?

Stéphane KITTLER : je connais le Groupe Octime depuis une vingtaine d’années. J’ai travaillé sur différents projets avec la solution OCTIME auprès de nombreux clients. Les équipes OCTIME peuvent gérer des projets conséquents et complexes. Lorsqu’un projet démarre, nous avons les réponses rapidement et il avance vite.

De plus OCTIME est une solution de planning et de gestion des temps souple qui sait s’adapter aux besoins de structures variées. Ses diverses fonctionnalités apportent une réelle valeur ajoutée aux services RH.

Quels sont les atouts de la solution OCTIME par rapport aux autres solutions de gestion des temps et de planning ?

Stéphane KITTLER : OCTIME est une solution complète, avec des technologies ouvertes, des standards bien respectés, ce qui lui permet de s’interfacer facilement avec les autres logiciels.

Jean-Pierre GRANGIER : OCTIME est simple d'utilisation pour le manager comme pour le salarié avec une ergonomie irréprochable. OCTIME se synchronise avec les calendriers Outlook, c’est vraiment très pratique pour les collaborateurs. J’ai également pu utiliser les formations digitales du Groupe Octime : c’est très utile, bien pensé et user-friendly pour les collaborateurs qui peuvent les retrouver directement dans l’intranet.

Stéphane KITTLER : à noter aussi que l’application mobile myOCTIME apporte un service complémentaire pour améliorer la qualité de vie au travail ! Elle permet aux soignants de gérer leurs plannings, leurs congés à distance, mais aussi aux cadres de santé de consulter les plannings des collaborateurs directement sur leur smartphone. C’est pratique et moderne. Cet outil permet de fidéliser et recruter plus facilement !

En 2022, vous êtes sollicités pour accompagner CALYDIAL à migrer en SaaS. Quelle était la particularité de ce projet ?

Stéphane KITTLER : En plus du passage en SaaS, CALYDIAL souhaitait créer une base données centrale pour l’ensemble de leurs outils informatiques afin de mettre en place un référentiel unique de gestion des identités de connexion dans l’organisation. Nous avons proposé que le logiciel OCTIME devienne cette base de données « mère » pour automatiser tout le référentiel d'identité et centraliser un login et un mot de passe unique pour chaque collaborateur dans chaque applicatif.

Qu’est-ce qui a poussé CALYDIAL à mettre en place un référentiel d’identité ? Et pourquoi avoir choisi OCTIME comme base de référence ?

Stéphane KITTLER : CALYDIAL manquait de temps pour faire les mises à jour de personnel suite au turnover important au sein des établissements. Certains droits pouvaient rester ouverts plusieurs jours sur certaines applications alors que la personne avait quitté l’établissement. C’est problématique en termes de sécurité. CALYDIAL avait besoin d’un outil clé pour gérer toutes les identités et leurs mises à jour.

Jean-Pierre GRANGIER : Avant, les collaborateurs perdaient du temps pour s'identifier sur chaque logiciel. Les identifiants de connexion devaient être saisies manuellement à chaque fois, dans chaque application. Et par exemple, lorsqu’une infirmière arrivait le week-end, et qu’elle n’avait pas ses identifiants, elle ne pouvait pas travailler correctement, faute d’interlocuteurs pour les lui redonner. Elle devait utiliser le compte d’une autre infirmière, ce qui n’était absolument pas la bonne pratique !

Stéphane KITTLER : Face à cette situation, j’ai conseillé à CALYDIAL d’adopter une approche entièrement automatisée avec un référentiel unique. J’ai proposé qu'OCTIME devienne ce logiciel de base du référentiel d'identité : plus fiable, plus simple et plus ouvert !

Concrètement, OCTIME est reliée au logiciel Okta et permet à l’ensemble du personnel soignant d’avoir accès avec une seule identité à tous les logiciels de CALYDIAL (la boîte mail, le compte d’accès aux logiciels qualité et métier…). Pour les soignants, c’est un vrai plus et un gain de temps qui leur permet de se recentrer sur leur métier et de perdre moins de temps dans les tâches administratives.

Ce nouveau process facilite grandement le travail des Ressources Humaines dans le suivi des entrées et des sorties et plus largement dans la gestion des identifiants de connexion de son personnel.

Pour conclure, quel est votre sentiment à l’issue du projet ?

Stéphane KITTLER : 100 % satisfait ! Les équipes du Groupe Octime partent d’un besoin, souvent complexe et arrivent à s’adapter parfaitement dans le respect précis des aspects réglementaires.

Les contraintes sont transformées en opportunités ! Par exemple, suivre ses temps de travail et pointer sont contraignants pour de nombreux collaborateurs. Mais avec la solution OCTIME, le planning et la pointeuse sont directement intégrés dans Outlook et dans l’application, ce qui permet de mieux gérer les temps de présence et les récupérations.

Jean-Pierre GRANGIER : La solution OCTIME, c’est la « justesse à point nommé » qui répond à toutes nos obligations : sécurité, fiabilité, RGPD !