Octime nous a incités à nous poser les bonnes questions
Interview de carole Edy, chargée du recrutement et chef de projet Octime.
Le Groupe CHAVIGNY est l’un des plus importants négoces généralistes français de matériaux de construction, chauffage plomberie sanitaire, avec 28 points de vente.
Depuis quelques mois, vous travaillez sur le déploiement du progiciel de gestion des temps Octime…
Pourquoi ce choix du Groupe Chavigny ?
Carole Edy : A l’issue d’une première sélection qui a abouti à une short list de trois prestataires, nous avons fait des tests et retenu le produit qui nous paraissait le plus intuitif et le plus simple pour les futurs utilisateurs, le plus adapté également à l’identité du Groupe Chavigny.
Aujourd’hui l’entreprise compte quelque 800 collaborateurs répartis sur une quarantaine d’agences et quatre départements ! Notre spectre d’activités est large, du négoce de matériaux à la fabrication de menuiserie PVC, en passant par la livraison de fuel domestique, les travaux publics, le transport, l’extraction de granulats, le recyclage, le béton. Notre personnel étant rattaché à cinq conventions collectives, nous avons opté pour un prestataire familier des configurations RH complexes.
Qu’attendez-vous de ce nouvel outil ?
Carole Edy : Eviter la gestion papier, les tableaux Excel et les multiples saisies, chronophages et sources d’erreurs, faites par les assistantes sur sites puis par le service RH (4 personnes). A terme, ce dernier va pouvoir se recentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Ensuite apporter à nos agences un outil fiable, commun à tous, qui leur permette de faire des plannings, de suivre les absences, d’avoir des indicateurs de suivi RH. La mise en place du progiciel Octime, c’est aussi l’occasion de remettre à plat nos procédures, de reprendre les conventions collactives, de rectifier les dérives liées à des usages, de reprendre toutes nos formules de calcul… Nous avons fait un gros travail d’audit avec Octime qui nous a incités à nous poser les « bonnes questions » en amont du déploiement.
Dans un premier temps, seules les assistantes – qui sont aussi nos relais RH dans les agences – vont utiliser Octime. A terme, nous envisageons d’installer des postes en libre service pour les collaborateurs qui n’ont pas de poste fixe. Ils pourront ainsi poser directement leurs congés via Octime.
Où en êtes-vous ?
Carole Edy : Le déploiement est en cours, Octime fonctionne déjà sur plusieurs entités. Il reste une dizaine d’agences à former. En temps que chef de projet, j’ai apprécié l’audit social réalisé en partenariat avec Octime et la réactivité des formateurs, la connexion avec le logiciel de paie, s’est avérée, quant à elle, un peu plus longue que nous l’imaginions. Tout doit être finalisé pour le 1er mars 2013 afin de respecter notre fonctionnement « en accord de modulation de mars à février ».
