Octime doit être le premier maillon de la chaîne RH.
Interview de Didier Facy, Responsable SIRH.
Depuis plus de 30 ans, la vocation du Groupe associatif ACPPA est d’accompagner le Grand Age et de maintenir l’autonomie des personnes âgées, dans le respect de valeurs humanistes et éthiques, et par la mise en œuvre de solutions innovantes.
ACPPA regroupe 50 établissements dont 35 EHPAD sur Rhône-Alpes, Île de France, Isère et le sud.
Equipé avec Octime depuis 2003, c’est en 2012 que la gestion d’activité a pris une autre dimension par un développement sur l’ensemble des établissements, y compris celui de la formation et l’hospitalisation à domicile.
Dans un premier temps il s’est agi de gérer les plannings et pour cela, la cellule RH vient en accompagnement localement. Nous fonctionnons en général sur une base de 10 heures par jour en alternant les semaines de 4 jours et de 3 jours.
Deuxième étape : nous avons mis en place l’interface avec la paye (CEGID).
Enfin, nous avons installé le web, qui pour l’instant se limite aux services administratifs mais dont 2018 verra l’accélération du déploiement sur l’ensemble des structures.
Le personnel est demandeur de cet outil pour les informations, mais les cadres de santé également, notamment pour accéder à des canaux de « sourcing » comme des plateformes externes.
Il est important pour nous de gérer l’absentéisme pour un remplacement optimum et un maintien du service.
L’association emploie 2500 ETP CDI, mais au total avec les remplacements, ce sont 5000 fiches de paye qui sont établies sur une année. Tous sont gérés par Octime.
Au delà de cette gestion, quelles sont vos attentes ou vos besoins ?
Nous désirons mettre en place le parcours individuel et nous profiterons du basculement vers le web pour lancer ce grand « chantier » de l’année en même temps que les alertes, qui aideront à mettre en avant les anomalies en termes de couverture des besoins.
Ceci doit se faire sans augmenter la charge de travail des utilisateurs, que nous devons accompagner dans une démarche progressive.
Il me semble important aussi d’avoir un suivi des entretiens individuels et des accidents de travail.
Pour la paye, nous procédons à un export depuis Octime et après un contrôle, nous importons les informations sur Cegid.
Octime est donc au centre de votre stratégie RH ?
Il faut même que cela devienne le premier maillon de la chaîne !
Par habitude, la logique RH était que la paye venait au début. Nous désirons changer ce curseur, et qu’elle devienne l’aboutissement du circuit RH. Nous voulons que la gestion d’activité soit le déclencheur de toute la chaîne de d’informations. Pour les contrats, par exemple, qui doivent être établis dès l’embauche du personnel. C’est vraiment notre volonté
Avec Octime qui est vraiment « orienté métier » nous avons un outil très agréable à utiliser, fonctionnel et nous désirons arriver à l’utiliser au maximum.
