Interview de F. Gineys, Directeur de Projets, Octime
Quelle est globalement l’organisation du temps de travail dans la Fonction Publique Hospitalière ?
Le temps de travail est annualisé depuis 2002. Les décrets 2002-8 et 2002-9 ont permis de poser les fondements de cette nouvelle gestion. Si le temps de travail est annualisé, la gestion se fait sur des roulements prévisionnels (sur une ou plusieurs semaines). Le nombre de semaines de ces roulements dépendant souvent du nombre d’agents travaillant dans l’unité fonctionnelle.
Dans la FPH (Fonction Publique Hospitalière), il y a 2 types d’agents : ceux gérés en jours (qui doivent réaliser en général autour de 209 jours par an) et ceux gérés en heures.
La question se pose en réalité surtout pour les cadres de santé qui, chaque année, peuvent choisir entre un décompte en jours et un décompte en heures. Jusqu’à présent ces agents-là choisissaient plutôt une gestion en heures (qu’ils considéraient en général plus favorable), cette tendance s’inverse avec l’adoption par de plus en plus d’établissements d’une organisation du temps de travail en 37h30 (générant uniquement 15 RTT au lieu des 19 attribués aux forfait jours).
La notion d’horaire variable existe mais évidemment uniquement pour les services administratifs. Et dans ce cas de figure, la mise en place d’un système de badgeages pour ce type d’agent peut être pertinent.
Chaque cadre de santé doit limiter le nombre d’heures en trop faites par leur agent en fin d’année. L’une des meilleures approches est l’anticipation. De fait, un outil de projection sur le planning qui offre un résultat en temps réel sur les impacts de ce type est fondamental pour limiter les deltas en fin d’année.
A quel moment un logiciel de gestion des plannings devient essentiel dans ce secteur ?
Les exemples sont légion ! Mais pour vous donner un cas de figure, l’une des particularités de la FPH est sa gestion spécifique du travail de nuit. En réalité, dans les agents gérés en heures, il y a 3 sous-catégories : le personnel en repos fixe travaillant 35h/semaine (en général le personnel administratif) ; le personnel en repos variable (en général les soignants, qui travaillent plus de 10 dimanches ou fériés dans l’année), et enfin, les agents de nuits qui sont sur une base de 32h30/hebdomadaire. La difficulté apparaît lorsque ces éléments sont mixés sur une même année civile, entre le personnel travaillant de jour puis de nuit ; le personnel effectuant des nuits occasionnelles : la mise en place d’un outil de gestion des temps permet d’automatiser tous les impacts de ces cas de figures sur le nombre d’heures dues à l’établissement par l’agent.
Le fait de mélanger la gestion des horaires de ces différentes populations implique un fonctionnement particulier et des règles à adapter.
Ensuite, les problématiques organisationnelles auxquelles sont confrontés les établissements de la FPH sont les mêmes que pour tous les établissements de santé : assurer la continuité des soins et adapter au mieux les ressources disponibles aux besoins de chaque unité fonctionnelle afin d’éviter les sureffectifs et les sous-effectifs. Une fois encore, l’on ressent l’importance d’un outil qui va permettre la prise en compte de l’ensemble des populations d’agents afin qu’à chaque modification du planning, les éléments soient calculés automatiquement et fournissent aux cadres de santé des outils de décision adaptés.
Quelle est la réponse d’un éditeur de logiciels de planification et de gestion des temps à l’organisation spécifique de la fonction publique hospitalière ?
Même si un établissement de la FPH a des contraintes de planning similaires à celles des cliniques privées, les règles de gestion sont totalement différentes car ces établissements de la FPH sont soumis au droit de la fonction publique. Cela nécessite d’avoir des règles adaptées à ce type d’établissement (gestion des repos fixes, variables, agents de nuits, agents alternant jours et nuits, suggestions spécifiques, repos supplémentaires, calcul d’IDF, etc…). Le choix qu’a fait Octime est celui d’avoir un outil capable de réagir différemment lorsqu’il est dans une clinique privée et lorsqu’il est dans un hôpital public. Cette stratégie nous l’avons mise en place il y a plus de 15 ans et c’est ce qui nous permet aujourd’hui d’être leader dans le secteur de la santé en France. En réalité, nous avons poussé le système bien plus loin en sachant le faire répondre de manière standard à bien d’autres types de conventions (FHP, CC51, CC66, etc…).
Quelles sont les enjeux d’un projet d’installation d’un outil de gestion des temps et de planification dans le secteur de la FPH ?
J’y vois deux aspects importants. Tout d’abord, le projet est parfois un levier pour les établissements pour redéfinir l’organisation du temps de travail. Il soulève une réflexion en profondeur sur le fonctionnement des plannings de l’établissement. Si de base l’organisation en place est inadaptée, le déploiement d’un tel outil ne résoudra pas le problème : elle restera une organisation inadaptée. Une fois cette réflexion structurelle achevée, les horaires et les cycles bien définis, le logiciel fait le reste.
Dans un second temps, même si tous les établissements sont annualisés depuis 2002, nous constatons que beaucoup d’entre eux le sont en théorie, mais qu’en pratique les règles de fonctionnement de l’annualisation ne sont pas toujours maîtrisées par l’ensemble des strates de l’établissement. L’un des gros enjeux dans ce cas est de faire comprendre l’annualisation à l’ensemble des cadres de santé et à l’ensemble des agents. Cela nécessite en général beaucoup de temps et d’énergie.
Quelle est l’expérience d’Octime dans ce secteur ?
Après 20 ans d’expérience, Octime est très clairement le logiciel le plus utilisé dans le monde de la santé (publique et privée réunie). Sur environ 1000 établissements FHP en France, près d’un établissement sur deux est utilisateur d’Octime.
Nous sommes également très implantés dans les hôpitaux de toutes tailles (de l’hôpital local au Gros Centre Hospitalier de 5000 agents comme celui de Belfort (Nord Franche Comté). Chaque année, sur les 150 nouveaux clients Octime, 60 ou 70 sont dans le secteur de la santé publique et privée.
Octime est éditeur RH spécialisé dans la gestion des temps et la planification.
Les progiciels Octime s’adaptent à tous les secteurs d’activités et toutes les tailles d’entreprise, de 5 à 30 000 salariés. Le groupe Octime équipe plus de 5800 entreprises dans le monde dont près de 2000 en France.
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