En résumé, Octime Expresso est un outil vraiment pratique et simple d’utilisation
Interview de Nathalie Pouilles, Gestionnaire des plannings et des fiches de salaires.
L’EHPAD Saint-Vincent de Paul est installé à Occagnes depuis 2009. L’établissement compte 67 résidents et environ 50 salariés (aides-soignants, infirmières, agents administratifs, personnels de cuisine, de lingerie, technique…).
Quelle est l’organisation du travail au sein de l’EHPAD ?
A la maison de retraite Saint-Vincent de Paul, nous faisons du 24h/ 24h, 7j/ 7j, avec deux plages horaires : 7h-21h en journée et 21h-7h la nuit. La plupart des agents travaille sur des cycles de 4 semaines et 3 semaines pour les infirmières et le personnel de cuisine. Côté administration et direction, ce sont les mêmes horaires toute l’année.
Comment s’est déroulé le déploiement d’Octime Expresso ?
Je suis arrivée dans l’établissement en août 2009. Je travaille à l’accueil, je m’occupe de la gestion des plannings et de la réalisation des fiches de salaire et suis l’administratrice principale sur Octime : créer les plannings, les congés, les absences, les changements d’horaires, les horaires exceptionnels, etcetera… En fin de mois je valide les plannings pour les faire remonter vers la paie.
Octime Expresso a été installé début 2015. L’installation a été très rapide, en quelques semaines seulement. Nous avons géré la prise en main du logiciel par téléphone avec le formateur ainsi qu’avec notre conseiller Octime. Tout a été très simple !
Côté utilisation nous sommes deux administrateurs principaux, et il y a quatre managers. Ensuite, chaque salarié a accès à son web employé, grâce à un mot de passe et un identifiant qui leur ont été attribués. De cette façon ils gèrent leurs demandes de congés, leurs plannings et peuvent visualiser leurs compteurs. J’ai formé moi-même chaque utilisateur au cas par cas. Globalement, tout le monde a bien appréhendé l’utilisation du logiciel.
De mon côté, je suis très 2.0. Et puis le logiciel est vite pris en main, il n’est pas compliqué d’utilisation !
Quel bilan tirez-vous de votre expérience sur Octime Expresso ?
Tout d’abord, il y a une écoute permanente de la part de vos services, je n’ai jamais été laissée dans le moindre doute ou le moindre questionnement. Chaque fois que j’appelle j’ai une réponse !
Maintenant, sur le logiciel en lui-même : le gain de temps est énorme par rapport au calcul des heures car avant nous faisions tout manuellement. Il n’y a plus de risque d’erreur humaine. Et puis il y a le côté sécurité : tout est noté, rien ne peut être effacé. Tout est mémorisé, c’est une réelle assurance pour les employés et ceux qui gèrent derrière (plus aucun conflit possible…) !
J’apprécie également beaucoup le système des couleurs, très convivial, car on voit directement chaque modification. En résumé, Octime Expresso un outil vraiment pratique et simple d’utilisation.
Je fais utiliser aux salariés l’appli mobile Octime, ainsi ils ont accès à leurs plannings depuis leur téléphone où ils peuvent déposer également leurs demandes d’absences. Ils sont très contents !
